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El acceso a la administración electrónica ha supuesto un gran avance y ahorro de tiempo para las empresas. Cuando funciona bien. Porque solucionar un problema con la administración electrónica se pude convertir en un laberinto sin salida.

Empezando porque muchas administraciones ni siquiera tienen un teléfono de soporte al que se pueda llamar cuando existe algún problema técnico para completar la tramitación telemáticamente. A partir de aquí el usuario queda huérfano, pero las empresas tienen un problema ya que no pueden tramitar de otra manera y en muchos casos están obligadas a hacerlo a través de la administración electrónica.

Uno de los aspectos más molestos para muchas empresas a la hora de trabajar telemáticamente con la administración es que cada una vaya haciendo la guerra por su lado. Afortunadamente poco a poco se van poniendo de acuerdo y al igual que existe ya un lugar unificado para presentar las facturas, por fin existirá un lugar único para las notificaciones electrónicas de todas las administraciones.

A pesar de que ya existía el 060, el servicio de Notificaciones Electrónicas donde nos dábamos de alta para recibirlas con nuestra Dirección Electrónica Habilitada para que todos aquellas administraciones a cuyas notificaciones nos hubiéramos suscrito nos avisaran. El problema es que a pesar de que muchas administraciones locales y comarcales se han ido sumando a las de las ya existentes de la administración central, autonomías y ayuntamientos en su mayor parte se han dado mus.

El impulso decidido de la administración electrónica por parte del Estado tiene un sentido estratégico claro. Ahorrar en recursos. Menos personal atendiendo en ventanilla, menos trabajo de pasar formularios entregados a mano al sistema informático. Pero lo malo es que el mal funcionamiento de la administración electrónica lo acaban pagando las empresas.

Porque por mucho que se venda que es una forma de acercar al ciudadano la administración, de hacer que sea mucho más cómoda, lo cierto es que las empresas están obligadas en la mayoría de los casos a hacer uso de la presentación telemática. No tienen opción a presentar de forma presencial y esto supone, en la mayoría de los casos un problema grave cuando existe un mal funcionamiento.

El próximo 2 de octubre entra en vigor la nueva Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas que obligará a las personas jurídicas y a las entidades sin personalidad jurídica a relacionarse a través de la sede electrónica con las Administraciones Públicas.

De esta forma las comunidades de bienes, las herencias yacentes y las comunidades de propietarios son algunas de las entidades que entrarían dentro de las entidades sin personalidad jurídica y que se encuentran afectadas por esta ley. A partir del principios de octubre tanto las notificaciones como la presentación de documentos y solicitudes tendrán que realizarse a través de registro electrónico.

Hoy en día para cualquier trámite que tenemos que hacer en las empresas o como autónomos necesitamos un certificado electrónico. Además lo tenemos que tener instalado y en perfecto funcionamiento para acceder desde un ordenador.Todo es maravilloso si funciona bien, pero si algo va mal puede ser un infierno tratar de hacer algo. Por eso es básico tener siempre una segunda opción para el acceso a la administración electrónica.

Aquí tenemos varias vías. Por un lado tener varios equipos en la empresa desde donde podamos utilizar el certificado. Esto tiene el riesgo de que cada usuario que utilice el puesto de trabajo tendrá opción de firmar con el certificado, lo que obliga a tener muy controlado donde se instalan dichos certificados.

Hoy se ha puesto en marcha SSIGEtt, la herramienta destinada a facilitar la relación entre las empresas de trabajo temporal y la administración. A través de ella las empresas podrán realizar todo los trámites administrativos necesarios, desde la solicitud de autorización a todas las posteriores fases de gestión.

Para acceder a la aplicación es necesario disponer de un certificado electrónico y estar registrado. La aplicación contempla tanto a la administración central como a las autonómicas que se encuentran transferidas a las comunidades. Actualmente se han firmado convenios con Aragón, Islas Baleares, Canarias, Cantabria, Castilla-La Mancha, Castilla y León, Cataluña, Extremadura, Galicia, La Rioja, Comunidad de Madrid, Navarra, País Vasco y Comunitat Valenciana.

Representa es la nueva plataforma que facilita un punto común para la validación de la habilitación e identidad de los profesionales asociados a colectivos de representación de personas físicas o jurídicas, lo que permite la tramitación de un procedimiento administrativo en nombre del ciudadano.

Viene a integrar al Registro de Apoderados (REA), el Registro de Funcionarios Habilitados (RFH), el Consejo General de Colegios Oficiales de Graduados Sociales De España y el Consejo General de Colegios De Gestores Administrativos de España. De esta forma se puede comprobar fácilmente:

Según informa la Agencia Tributaria a partir del próximo día 1 de julio de 2016 será aplicable en su práctica totalidad el Reglamento (UE) 910/2014 del Parlamento europeo y del Consejo de 23 de julo de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza en las transacciones electrónicas en el mercado interior y por el que se deroga la Directiva 1999/93/CE. A efectos prácticos esto significa cambios importantes en los certificados de persona jurídica que emite la FNMT.

Para adaptarse a dicho reglamento a partir del próximo mes de marzo la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre comenzará a expedir los nuevos certificados de representante de persona jurídica, de representante de entidad sin personalidad jurídica y de representante para administradores únicos y solidarios y se dejarán de emitir los actuales certificados y no se podrán renovar los que vayan caducando.

Uno de los navegadores que más se utilizan en las empresas es Internet Explorer, ya que es el medio de acceder a la administración electrónica con la instalación de los certificados o la posibilidad de leer los que incorporan las tarjetas criptográficas. Para ellas será una mala noticia saber que Microsoft deja de dar soporte a las versiones antiguas de Internet Explorer.

Se trata de las versiones anteriores a Internet Explorer 11, que será la única versión con soporte por parte de Microsoft. Lo normal es que todos los navegadores estén actualizados a la última versión soportada, aunque aquellos que continúan utilizando sistemas operativos antiguos como Windows XP, hace ya tiempo que quedaron anclados en Internet Explorer 8.

El impulso que se está dando a la administración electrónica obligando a su uso en muchas empresas sigue significando en muchos casos un esfuerzo importante para ellas, que no necesariamente tienen que tener una buena relación con las nuevas tecnologías. En todo caso el esfuerzo debería ser mutuo y por su parte la administración debería esforzarse para eliminar los cuellos de botella.

Porque por mucho que las empresas se organicen, siempre se apuran los plazos hasta el último momento. Presentar algo en el último día es un riesgo, puesto que es complicado acceder. Ya sea por unas comunicaciones deficientes, porque los servidores no pueden aceptar tantas peticiones de forma recurrente, o por otros motivos se produce un cuello de botella.