Cómo tener un plan B para tramitar con la administración electrónica cuando todo falla
Tramitar telemáticamente con la administración supone un gran ahorro de tiempo para las empresas si todo funciona tal y como se espera. El problema es que cuando algo se tuerce normalmente chocamos contra un muro y no hay nadie en la administración que nos facilite una solución o un canal alternativo. Por eso es imprescindible tener un plan B para tramitar con la administración electrónica cuando todo falla.
Porque el problema principal es que en las empresas se suelen apurar los plazos de presentación, y si es el último día para presentar un impuesto, una solicitud a la Seguridad Social o simplemente una alegación que tenemos que presentar por registro, pero no funciona el proceso de presentación tenemos un grave problema.
Los plazos corren y es imprescindible hacer las presentaciones en tiempo y forma
Un buen servicio técnico
Es aquí donde muchas empresas se bloquean. Basta con que intentemos presentar algo en horario de tarde para no tener un teléfono al que llamar o alguien que nos pueda echar una mano para resolverlo. En este punto es imprescindible tener un servicio técnico solvente y acostumbrado a tratar estas cuestiones que tienen que ver con la administración electrónica.
Nuestra empresa puede tener un soporte técnico propio o subcontratado, que es lo que ocurre en la mayoría de las pymes de menos de 50 trabajadores. Es el primer paso con el que tenemos que intentar resolver el problema de forma rápida.
Mejor tener más de un equipo para hacer el trámite
Además siempre deberíamos tener al menos dos equipos con los que poder realizar el trámite electrónico. El problema es que muchas veces los equipos en las empresas son iguales o muy parecidos, van de la mano en las actualizaciones, y cuando en uno deja de funcionar porque se ha introducido un cambio X, en los demás es muy posible que también deje de funcionar.
Siempre es bueno poder realizar los trámites en más de un ordenador diferente
Una buena práctica es tener una máquina virtual preparada, congelada, que no realice actualizaciones, con todo lo básico para poder realizar un trámite, ya sea el certificado electrónico, Java, Autofirma y varios navegadores habilitados para poder comunicarnos correctamente.
Se trata de tener una especie de ordenador congelado en el tiempo, nuestra máquina virtual, que solo vamos a utilizar para tramitar con la administración en caso de emergencia. Y suele darnos buen resultado en casos de emergencia.
Y más de una forma de identificarnos electrónicamente
Por último, muchas veces lo que ocurre se puede solventar si en lugar de utilizar el certificado electrónico habitual operamos a través de otras fórmulas de identificación, ya sea con el uso del DNIe o del sistema Cl@ve si previamente nos hemos dado de alta como usuarios de Cl@ve permanente. Es importante tener diferentes formas de identificarnos electrónicamente.
De esta manera si se ha caducado el certificado que utilizamos habitualmente, si hay algo que nos nos permite firmar a través del mismo, ya sea un programa o un componente, tenemos la posibilidad de utilizar una fórmula alternativa para lograr completar el trámite. No es una solución definitiva, pero si un parche que nos ayuda a presentar a tiempo.
El problema es que muchas veces si se tiene que actuar con el certificado de representante, de administrador único de la empresa, no siempre es posible utilizar otras fórmulas de identificación con la administración. Y estamos en un bucle de difícil salida.
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