RSS Ahorrar en la pyme

La ‘batalla del ahorro’ en la pyme debe conllevar un estudio pormenorizado no sólo de los gastos diarios, sino de la estructura como organización para analizar posibles desequilibrios. Si, tras analizar las cifras, se descubre que un producto o un segmento no está dando los resultados esperados, hay que tomar una decisión rápida para evitar que se convierta en un ‘agujero negro’.

En un escenario como el actual, en el que cualquier despiste puede salir muy caro, hay que analizar todos los pasos. Lanzar un nuevo producto debe traer consigo un estudio pormenorizado de su resultado y del retorno que ofrece. No hacerlo con seriedad es un ‘lujo’ que una pequeña empresa no se puede permitir hoy en día.

La unión hace la fuerza y más en tiempos como los actuales. Crear sinergias entre pequeñas empresas que mejoren los procesos y, a la postre, los productos o servicios puede resultar tremendamente útil. También pueden permitir un ahorro de costes, al poder compartir tecnologías o ganar tamaño para negociar la financiación, los servicios o los suministros diarios.

En un tejido empresarial cada vez más competitivo, las sinergias de pequeñas empresas son una opción más que interesante para reducir la estructura de costes de producción. Hay que distinguir, como ya lo hiciera en estas líneas el compañero Míster Empresa, entre los tres grandes tipos de sinergias existen: operativas, de inversión y de dirección.

¿Ha pensado alguna vez cuánto podría ahorrar al cabo del año si controlara mucho más el coste de impresión y de papelería en la oficina? Se trata, sin lugar a dudas, de uno de esos gastos pequeños a simple vista inofensivos pero que, por esa misma razón, pueden ser una trampa. Optimizar el consumo y renegociar los contratos con los proveedores de ese material son dos de las medidas más destacadas.

El gasto de impresión y, por ende, de papelería en una oficina depende mucho del tamaño de la empresa y de su actividad. El papel, los cartuchos de tinta y todo el material que va desde bolígrafos hasta rotuladores pasando por carpetas o archivadores... Con un mal uso o una mala gestión la factura mensual puede salir demasiado cara.

Mezclar plantilla y ahorro en la misma frase no debe implicar, irremediablemente, recortes en personal. En absoluto. Y es eso, precisamente, lo que hay que desterrar en la situación actual. Uno de los grandes retos de las pequeñas firmas que deben buscar el máximo ajuste de sus cuentas y gastos diarios para lograr su superviviencia es implicar a sus trabajadores en esa tarea colectiva.

Difícilmente una pequeña empresa podrá ahorrar de forma considerable en sus cuentas si no tiene la complicidad de sus empleados. Por ejemplo, implantar un sistema completo de teletrabajo en el día a día de la firma como forma de reducir costes en sedes y locales y, a la postre, no disponer del compromiso para cumplir con horarios y objetivos no servirá de nada.

En el término medio está la virtud. Y en la inversión en marketing y campañas de publicidad, también. El reto de las pequeñas y medianas es encontrar la inversión justa con la que el efecto sea el deseado y el ahorro sea importante. Una de las claves fundamentales es medir de forma muy exhaustiva el ROI cuantitativo, aunque también cualitativo.

Lo primero que la pequeña empresa debe tener claro es que su tamaño marca y mucho cuál debe ser su desembolso para la campaña de publicidad y marketing. Intentar emular a las grandes firmas con iniciativas y presupuestos desorbitados no traerá, en absoluto, buenos resultados. Como hemos comentado en alguna ocasión en estas líneas sobre el ahorro, no hay nada como el sentido común para tomar decisiones como esta.

Son unas iniciales que, quizás, suenen extrañas para muchos pequeños empresarios. Sin embargo, si se traducen al español y se contextualizan, el panorama cambia radicalmente. El BYOD no es más que promover que los empleados utilicen sus propios dispositivos informáticos en el día a día de la compañía, lo que permite, en muchos de los casos, un incremento de la productividad y un ahorro económico.

Partimos de una base que creo que es necesario aclarar: aquí no hay fórmulas universales. Lo que para una empresa es un ahorro, para otra puede no serlo. Tanto en este, como en otros aspectos que hemos tratado en estas mismas líneas sobre la reducción del gasto en la pyme, no hay, en absoluto, uniformidad.

Internet, teléfono, agua, luz, material... Muchos son los suministros necesarios para el funcionamiento normal de una oficina o establecimiento de una pequeña y mediana empresa (PYME) y, por tanto, mucho el esfuerzo para ahorrar lo máximo posible en sus facturas. Es por eso que hay que hacer una revisión sistemática para unificar consumos, renegociar servicios y ajustar lo máximo posible el coste final.

Hemos hablado en estas líneas sobre el ahorro en tecnología a través de la nube, en el consumo energético, en las compras, en el alquiler de oficinas gracias al teletrabajo. Ahora también lo hacemos con los suministros diarios que necesita la estructura de una empresa, por pequeña que sea, para abrir todos los días las puertas.

Hace unos días hablábamos del importante ahorro que podía acarrear la videoconferencia para llevar a cabo reuniones a distancia sin tener que financiar desplazamientos de los empleados de la pyme. Sin embargo, los adelantos tecnológicos no pueden sustituir el ‘cara a cara’ de los encuentros personales y, en muchas ocasiones, se antoja imprescindible viajar para celebrarlos. Es por eso que esta partida debe ajustarse lo máximo posible. ¿Se puede ahorrar en viajes?

Los viajes se convierten en un gasto que si no existe un control exhaustivo puede trastocar todos los planes económicos en un más que ajustado balance de la empresa. No comparar precios entre compañías, no intentar que la gestión sea interna y no externa o no convertir el viaje en la excepción y no la regla puede salir, a la postre, demasiado caro.

La explotación de todas las posibilidades de la red puede permitir un ahorro significativo en los gastos de la pyme. Una de ellas es la videoconferencia y las reuniones virtuales, con las que se reducirá el desembolso en viajes y se incrementará la productividad. No hay duda de que es, ciertamente, un sistema con inconvenientes y problemas que no se puede poner en marcha en todas las situaciones. Pero sí que puede resultar efectivo en otras muchas.

En la actualidad hay una gran cantidad de herramientas que permiten la celebración de estas reuniones a distancia, con la que no es necesario el desplazamiento de los intervinientes, reduciendo no sólo el gasto económico de los viajes, sino también el tiempo y, por ende, el dinero. Dos de las fundamentales hoy en día son Skype, que cuenta con más de 280 millones de usuarios en todo el mundo, y Google Hangouts.

Vivimos una época compleja, en la que los balances de las pequeñas empresas están ajustados al milímetro. Con unos ingresos a la baja en la mayor parte de los casos, los gastos han de estar vigilados muy de cerca para evitar desequilibrios inesperados. Y aquí una fuerte política de ahorro debe ser prioritaria. Pero, ojo, todo en su justa medida: ni despilfarros, ni tampoco una obsesión que pase factura a la gestión.

El ahorro de costes en una pequeña empresa debe estar continuamente en la estrategia a corto y medio plazo. Y, además, creo que inculcar la importancia de esa reducción de los gastos en el día a día en la plantilla puede ser positivo. Hacerlos partícipes de la necesidad de evitar desembolsos innecesarios y de establecer procesos lo más productivos y eficientes posibles.