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Reuniones eternas, una mala solución para el rendimiento de la empresa

Reuniones eternas, una mala solución para el rendimiento de la empresa
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Cuando hace años tuve la oportunidad de estudiar con Manuel Campo me llamó la atención su crítica constructiva hacia las empresas españolas. En realidad en este país carecemos de muchas cosas pero una de ellas es la autocrítica, por eso me agradó escucharle cada vez que tocaba el asunto del tiempo que se pierde en las grandes y pequeñas empresas. La comunicación y su falta de control o de gestión son asignaturas pendientes.

En ocasiones se tiende a pensar que las reuniones son propias de ejecutivos pero no, una reunión es necesaria a cualquier escala pero no a cualquier precio y hablo de tiempo. Tener claro el momento en que se ha de cortar una intervención, seguir un guión y sobre todo, sacar rendimiento a la misma es fundamental. En España pensamos que estar horas y horas presente en el trabajo es sinónimo de eficacia y desde fuera nos miran raro. Si tú eres bueno no necesitas pasar las veinticuatro horas en una oficina o similar. Tampoco una reunión eterna solucionará el rendimiento en la empresa.

Soy consciente de que muchos empleos sí requieren tanto de la presencia del trabajador como del gerente durante muchas horas, pero no es de ellos de quienes hoy hablamos. Me llegó una pregunta sobre este asunto hace meses y siento contestar tan tarde pero lo hago públicamente, el resumen era el siguiente:

me paso la vida de reunión en reunión y llego a casa de noche tras haber cumplido mi jornada laboral, tengo dos hijos pequeños y apenas tiempo de verles, hago bien mi trabajo o lo intento y le dedico mi esfuerzo y horas pero tenemos dos reuniones o tres a la semana y en ellas se habla de todo menos de trabajo y de cómo incrementar las ventas porque dos compañeros manipulan el turno de palabra. Perdemos horas, no avanzamos en el terreno profesional y escucho historias que no me aportan nada, ¿cómo puedo plantear este problema que me afecta a nivel personal y tampoco me ayuda a nivel profesional?

Obviamente enseguida me acordé de Manuel. Una de las reflexiones que él exponía era que las reuniones en nuestro país se tenían a horas extrañas, todo era improvisado y no existía un guión. Por lo que nadie tenía claro de qué se iba a hablar ni durante cuanto tiempo y esto en un país de tímidos no reconocidos que confunden hablar mucho sin decir nada con hablar bien, es lógico que para este lector estas acciones no sirvan para nada porque como mero espectador no tiene voz ni voto.Probablemente se digan cosas interesantes y resolutivas pero ¿alguien toma nota? ¿quién ordena esa información? Ahí comienza el error de proponer una reunión. No hay objetivo.

Lo peor es que a ellas asisten personas válidas, pero se puede ser un genio en las finanzas y tener limitaciones a la hora de hablar en público y esto tiene que ver tanto con el trabajador como con el jefe que debe tener ojo para planear un encuentro con su equipo anticipadamente. Debe ser franco y cortar a quien haya sido poseído por el espíritu de algún mandatario de un país lejano. Es inhumano hablar durante más de media hora, es una falta de consideración a los compañeros. Al grano. Hay que aprender a ir al grano. Y eso nos cuesta a la gran mayoría pero se aprende.

De una reunión se deben sacar cosas en claro, ideas, soluciones a problemas si no es así son prescindibles. No pueden convertirse en el momento para sacar a relucir incidencias ajenas al motivo principal de dicha reunión. Eso, que parece tan obvio nunca queda claro. Los límites se difuminan y las discusiones aparecen sobre todo si se juntan como dice el lector dos caracteres fuertes.

Distribuir una hoja con los puntos a tratar, respetar el turno de palabra y que la figura del moderador esté presente son tres aspectos sencillos y fáciles de cumplir si se tiene autoridad. La autoridad no tiene nada que ver con la tiranía. Un ejemplo de buen moderador es Campo Vidal y vuelvo a él porque es una persona que trasmite calma, sabe dar y quitar la palabra con templanza pero firmeza. Todos tienen derecho a hablar pero también a tener una vida que vaya más allá del trabajo por mucho que éste cotice al alza en estos momentos.

Una reunión es como un partido de fútbol, tiene unas reglas, un tiempo y un resultado. Si no se cumplen esos factores o uno de ellos se extiende (el tiempo) o se incumple (las reglas) y no se obtiene nada práctico al final (un resultado) será como tomar un café con un grupo de amigos sólo que mientras tanto estamos perdiendo energía y horas para dedicarlas a otros asuntos que probablemente sí beneficiarán a la empresa.

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