Tu software de facturación podría ser ilegal si no cumple estas condiciones. Esta semana entran en vigor las nuevas reglas para los programas de facturación

Desde el 1 de julio de 2025, todos los programas de facturación utilizados por pymes y autónomos deben cumplir con la normativa que prohíbe los softwares manipulables y exigirán trazabilidad total de los registros. Esta es una de las medidas más relevantes derivadas de la Ley 11/2021 de lucha contra el fraude fiscal, desarrollada por el Real Decreto 1007/2023.

De este modo, la Agencia Tributaria busca impedir el uso de programas que permiten ocultar ventas, alterar facturas o llevar una contabilidad paralela.Para ello, impone nuevas condiciones a los sistemas informáticos que generen facturas o tickets, ya sean programas de escritorio, soluciones en la nube o sistemas propios.

Qué exige la nueva normativa

La nueva normativa exige que todos los programas de facturación deben garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los datos.

En Pymes y Autonomos

Esta es la ley que hay en el Senado para no pagar el IAE. La condición clave es facturar menos de 2 millones

Esto implica que cada factura debe dejar un rastro digital imposible de modificar (lo que requerirá de una factura rectificativa, llegado el caso, para modificar una anterior ya subida a la nube). Además, el sistema debe conservar los datos originales durante al menos cuatro años, según establece el reglamento.

La normativa distingue dos modelos:

• Programas conectados a la Agencia Tributaria a través del sistema VERI*FACTU (Verifactu), que permiten el envío automático de facturas en tiempo real.
• Programas no conectados, que también deben cumplir con los requisitos técnicos, pero no están obligados a enviar los datos automáticamente.

Desde el 29 de julio de 2025, los fabricantes solo pueden distribuir software certificado. En cuanto al uso obligatorio, las empresas (personas jurídicas) deben cumplir desde enero de 2026 y los autónomos (personas físicas) tienen de plazo hasta julio de 2026.

Además, todos los programas comercializados a partir del 29 de julio deberán estar certificados conforme al reglamento. 

Esta certificación debe constar por escrito y ser visible dentro del propio sistema informático, incluyendo datos como la versión del software, el productor y la fecha de la firma. 

Si bien el uso de Veri*factu seguirá siendo voluntario para autónomos, todos los programas deberán estar técnicamente preparados para activarlo si el usuario lo solicita. En caso de incumplimiento, la mera tenencia de un programa sin certificar podrá conllevar sanciones de hasta 50.000 euros, y la distribución ilegal por parte del fabricante podría suponer multas de 150.000 euros por tipo de software.

Cómo afecta al día a día de las pymes

En pocas palabras, el principal cambio es que ya no se podrá usar software que permita borrar facturas, revisar ingresos sin dejar huella o llevar una contabilidad paralela. Todos los movimientos deben quedar registrados, incluyendo anulaciones o rectificaciones.

Quienes emiten facturas manuales (en papel o Word/Excel) pueden seguir haciéndolo, pero si en algún momento adoptan un sistema informático para facturar, ese software debe cumplir el reglamento.

En paralelo, Hacienda pondrá a disposición de autónomos una herramienta gratuita compatible con el sistema Verifactu, aunque los detalles técnicos aún están en desarrollo.

En las facturas generadas por software, será obligatorio incorporar una leyenda específica, un código QR y, en el caso de envío automático, una firma digital con la marca VERI*FACTU.

2025-2026, para adaptarse

El uso de software no autorizado puede suponer sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal. Los fabricantes también se enfrentan a multas si distribuyen productos que incumplen los requisitos.

Desde el Gobierno, se recomienda que pymes y autónomos confirmen con su proveedor que el programa está certificado, eviten el uso de sistemas desarrollados a medida que no incluyan los mecanismos exigidos, consideren ayudas como el Kit Digital para financiar la adaptación tecnológica y consulten con una asesoría sobre la transición al nuevo modelo, especialmente si hay herramientas mixtas o sectoriales.

En pocas palabras, esta reforma busca cerrar el círculo de la trazabilidad fiscal, reducir el fraude y ofrecer un marco más justo. Por descontado, se presupone que supondrá un esfuerzo inicial para los pequeños negocios, pero también una oportunidad para digitalizar procesos y evitar riesgos innecesarios.