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Organiza formaciones internas en 10 pasos (I)

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La formación es una de las políticas de RRHH vitales para continuar con el crecimiento profesional de la plantilla y mejorar su rendimiento. No podemos olvidar que el objetivo de ésta política es adquirir, potenciar o eliminar determinadas competencias y por tanto una empresa que no realice formación no tiene verdadero control sobre la calidad de sus procesos.

En este caso hablamos de la formación interna, un arma poderosa al permitir el intercambio del conocimiento adquirido en la propia empresa entre los profesionales de la misma. Es un proceso que además logra aumentar las fuerzas de cohesión y puede ser enfocada a la consecución de nuestros objetivos empresariales, lo cual es muy útil en momentos como estos de economía de guerra.

La dificultades por las que muchos prefieren contar con formaciones externas son principalmente el desconocimiento de cómo organizar estas sesiones de forma eficiente, que el área de conocimiento que se quiere impartir no se encuentra implantada a ningún nivel o por simple cuestiones de agenda.

Para solucionar el primer obstáculo quiero hablar de los 10 pasos que según mi experiencia son necesarios para crear un plan formativo en condiciones sin contar con más recursos que los propios de la organización aunque para que no resulte demasiado extenso hoy vamos a centrarnos en los 5 primeros.

PASO 1: Detectar las necesidades de formación.

No se puede comenzar sin determinar cuales son las necesidades que tiene nuestra plantilla. Por eso tenemos que realizar reuniones grupales o personales para que estas carencias salgan del propio empleado. Normalmente es el primer interesado en aumentar sus conocimientos aunque no siempre es así y lo sabemos. Por eso también debemos ser observadores y analizar los resultados del trabajo para extraer conclusiones.

¿Podría mejorar si se hicieran las cosas de otra manera? La rutina puede destruir la efectividad por acomodar malos hábitos al trabajo y lo peor es que puede llegar un punto en que no nos demos cuenta de hasta qué punto afecta a nuestra competitividad. Por ello hay que replantear los procesos desde cero, actualizando las herramientas disponibles para realizarlos. Puede que yo esté muy cómodo mandando cartas promocionales a los clientes pero sería más eficiente si usáramos el email, eso si: ¿sabemos usar el Outlook eficientemente?

PASO 2: Objetivo del plan de formación.

Una vez determinadas las necesidades, deben ser priorizadas y ordenadas para ser estudiadas en conjunto. Esto significa, intentar localizar conocimientos anexos que podrían impartirse a la vez con el fin de ahorrar tiempo y recursos. Si hay que enseñar a usar el Outlook para mandar emails a los clientes puede que también venga bien hablar sobre hábitos de mantenimiento informático para disminuir los problemas de rendimiento en los equipos.

Con las necesidades categorizadas tenemos que pensar en el objetivo que intentamos lograr para poder descartar campos de formación y/o no darles prioridad. Estos objetivos pueden ser organizacionales (ejemplo: que aumente la productividad ) u objetivos pedagógicos (ejemplo: que los alumnos atiendan el teléfono más correctamente).

PASO 3: Determinar quienes serán los formados.

Los formados son las personas que reciben, o a los que se le dirige, el plan de formación. Tenemos que intentar que estos receptores sean grupos o colectivos de la empresa y para ello puede habernos ayudado el hecho de haber unido necesidades de formación relacionada. Sea como sea, las personas que están en una formación no están trabajando así que tenemos que tener en cuenta cómo organizaremos los grupos para que las áreas de la empresa no queden descuidadas. Aveces es cuestión de horarios de baja actividad o de horas extra y desglosar la formación para que no sea muy larga.

La formación individual tiene pros y contras, como todo. El mayor contra es el coste de tiempo necesario para formar a un grupo de personas aunque si tenemos una plantilla corta puede que no sea un problema tan vital y que no exista otra forma.

Por ejemplo, si vamos a formar a personas de administración y son 5 es posible que podamos contar con 4 de ellos para la formación mientras la otra persona cubre el puesto (imaginemos una hora de baja intensidad). La persona que estuvo en su puesto deberá ser formada de forma individual en otro momento. Aún así creo que sería mejor hacer turnos de 2 y 3 (en este caso) para que la formación sea más participativa y esté presente la imagen de grupo.

Si solo son dos empleados lo mejor sería hacerlo en horas extra tras el cierre o antes de la apertura para que estén juntos pero sé que esto aumenta los costes de formación y es algo que cada uno deberá plantearse según sus posibilidades.

PASO 4: Establecer los contenidos.

Los divido en 3 bloques partiendo de los contenidos relacionados con el saber, que también podemos denominar "de concepto" o "teórico". Ejemplos: Cuales son las técnicas de ventas , qué es un cliente para la empresa, decir cuánto se ha vendido en los últimos 10 años, la historia de la empresa, etc.

Luego nos encontramos con los contenidos procedimentales o de saber hacer que se compone de procedimientos, métodos, pasos a seguir, etc. Por ejemplo: "¿Cómo persuadir a un cliente?" y por último con los referidos al saber ser y saber estar, que son actitudes vinculadas a valores. Por ejemplo: Actitudes de escucha hacia el cliente.

Los contenidos deberán realizarse y estructurarse con una vinculación total respecto a los objetivos empresariales para así asegurarnos de que van a ir dirigidos a lograrlos y no nos desviaremos en la intención. Pueden haber contenidos aparentemente interesantes que a efectos prácticos no van a resultar aplicables o eficientes. El tiempo es oro y la formación debe ser directa y clara por lo que establecer unos contenidos útiles y prácticos es de vital importancia.

PASO 5: Establecer la metodología.

Es la forma en que se trabaja e imparten los contenidos para obtener los objetivos. Normalmente se diferencian 2 grandes metodologías. La pasiva se caracteriza en que el formador expone todos los contenidos dando poco margen de actuación a los “formandos” mientras la activa pretende sacar todos los potenciales que llevan dentro . Este método utiliza los conceptos de sentido y significado, conocimientos previos de los formandos, la cooperación, etc. En general es mejor el método activo, pero las circunstancias pueden hacer que se deba mezclar con el pasivo, pero siempre en menos medida.

Con estos pasos tendremos medio camino andado pero evidentemente quedan aún bastante trabajo ante de poder dar por concluida la fase de planificación. La formación interna puede requerir más trabajo por nuestra parte pero es una manera de crear contenidos 100% útiles para nuestra actividad que además promueve el intercambio de conocimiento dentro de la organización. Por otro lado siempre habrán conocimientos que no podremos extraer de la experiencia contenida en la empresa.

En Pymes y Autónomos | El funcionamiento de los cursos de formación | La importancia de la formación Imagen | Germán R. Udiz

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