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Buscando oficina: compartida o propia...en qué fijarnos (1)

Buscando oficina: compartida o propia...en qué fijarnos (1)
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Cuando estamos en plena búsqueda de una oficina o un espacio de trabajo para nuestro negocio nos pueden sobrevenir varias cuestiones a la hora de afrontar una tarea tan tediosa: una oficina compartida, montar la oficina en casa o encontrar el espacio ideal en el que poder desarrollar nuestro trabajo. Ser dueño de un espacio propio conlleva ciertos beneficios, veamos en qué nos tenemos que fijar.

Muchas empresas disfrutan de la flexibilidad que ofrece un contrato de arrendamiento, lo que hace que sea más fácil de escalar el negocio y crecer en metros cuadrados o reducir si las necesidades de nuestro negocio cambian. Con el fin de hacer que su búsqueda de oficina lo más eficiente posible y asegurarse de que obtiene el máximo provecho de su espacio, es importante hacer estas preguntas antes de empezar:

1. ¿Cuánto espacio necesito?

El primer paso para cualquier búsqueda de oficinas debe determinar cuánto espacio necesita realmente su negocio. Durante la crisis, las empresas, independientemente del tamaño, redujeron sus instalaciones después de descubrir lo infrautilizados que tenían determinados espacios y lo caro que lo estaban pagando.

Ahora que las condiciones económicas han mejorado, las empresas han comenzado a agregar empleados pero no ha crecido en la misma proporción el espacio per cápita, optando en su lugar por más gente en el mismo espacio.

Si bien no hay ciencia exacta para determinar la cantidad de espacio que su empresa debe arrendar, una buena regla general es de 10-12 metros cuadrados por empleado, un número que ha disminuido en los últimos años.

Incorpore a este cálculo los espacios comunes, como un escritorio de la recepcionista y sala de espera; una cocina; zona de archivos ; pasillos; armarios; y cualquier otro espacio que su empresa necesitará para las operaciones del día a día. Si usted está pensando en traer a los nuevos empleados en los próximos meses, asegúrese de que pueda crecer también.

2. ¿Dónde debo buscar?

Una vez que tenga una mejor idea de la cantidad de espacio que necesita, es el momento de encontrar la mejor ubicación para su negocio. Si usted es una empresa consolidada y simplemente está buscando incrementar su espacio, puede ser beneficioso mantenerse en la misma área general para evitar molestar a sus clientes y empleados. Si es un nuevo negocio o no está satisfecho con su ubicación actual, hay varios factores a tener en cuenta:

Demografía: ¿Quiénes son sus clientes objetivo y empleados y dónde viven? Si la respuesta está en el centro y está buscando espacio en las afueras, quizá sea necesario ampliar la búsqueda al centro de la ciudad para evitar molestias para los clientes y empleados. Un alquiler barato en la periferia no ayudará a su negocio si es a costa de perder un buen personal y clientes.

Accesibilidad: ¿Qué tan fácil - o difícil - es para que la gente llegue? El acceso al transporte público y una buena comunicación puede hacer o deshacer un negocio, por lo que es importante elegir una oficina que disponga del uno o el otro (o, idealmente, ambos).

Visibilidad: ¿Cómo sabrá la gente que existe? Si desea que su negocio sea visto, busque un lugar con un montón de tráfico de pie, así como la señalización interior y exterior.

Competencia: ¿Quiénes son sus competidores y dónde están ubicados? Algunas empresas, incluyendo muchas tiendas, se benefician de estar en las proximidades de otros, incluso si ofrecen productos y servicios similares. Si bien esto no se traslada a todos los sectores, considerar si se mueve cerca de sus máximos rivales podría ayudar o perjudicar su negocio.

3. ¿Cómo debo encontrarlo?

Incluso después elegir qué barrio o calle es mejor para su negocio y la estimación de la cantidad de espacio que necesita, puede ser difícil de reducir la lista de favoritos. Una solución es que trabaje con un agente inmobiliario que le ayude a centrar más el tiro. Los beneficios inmediatos son:

Tiempo ahorrado: Investigar el mercado y negociar con un propietario puede ser un trabajo de tiempo completo en sí mismo. Trabajar con un agente le permite obtener mejores resultados sin estar alejado de las operaciones del día a día de su negocio.

El dinero ahorrado: Además del valor de su tiempo, un representante de inquilino le puede ahorrar euros en la mesa de negociación, lo que le permite minimizar costes y maximizar la flexibilidad.

Dolores de cabeza: Debido a que su negocio puede crecer se deben asegurar de que está satisfecho con su espacio.

En un próximo artículo abordaremos en qué nos debemos fijar una vez elegida la oficina ideal.

En Pymes y Autónomos | La ineficiencia de la oficina

Imagen | Tim Dorr

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