organización

Es muy frecuente que el término proceso aparezca en diferentes ámbitos como “gestión por procesos”, “mejora de procesos”, “automatización de procesos”,… La palabra “procesos” lleva a muchos a pensar sólo en entornos industriales pero también existen procesos en empresas de servicios.

Entonces ¿Qué es realmente un “proceso”? ¿En qué consiste? ¿Hay procesos en mi empresa? Si nos vamos al Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, podemos ver que un proceso es:

3. m. Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial.

Siguiendo con las propuestas de mejora del sistema de aparcamiento que lanzábamos ayer, lo siguiente que nos queda es comentar algunas líneas de actuación interesantes a la hora de abordar un proyecto de mejora de la capacidad de aparcamiento.

A estas alturas (ver entrada anterior), ya hemos estudiado nuestra capacidad actual y previsto la futura, hemos intentado reducir el número de vehículos,... Pero aún nos queda trabajo por hacer, no sólo para mejorar nuestra capacidad, sino para ordenar el sistema y evitar improductividades ligadas a una mala gestión del sistema de aparcamiento ¿O es que no habéis tenido que ir nunca a buscar a alguien para que saque su coche porque impide el paso de un camión? ¿Cuanto nos cuesta esto?

El titular de esta entrada es el comentario de un amigo hace poco, al contarme sus peripecias con el aparcamiento en la empresa, en varias situaciones por las que ha pasado. Le ha tocado de todo: Oficina en el centro de la ciudad en la que es literalmente imposible encontrar una plaza en la calle o en un garaje; nave industrial con superficie más que se sobra para aparcar; nave más ajustada en la que había que hacer encaje de bolillos para dejar el coche…

El caso es que esta persona se quejaba de su actual situación, en la que él ve como algunos empleados malgastan el espacio disponible en el patio, al dejar mal aparcado el coche, lo que causa un serio trastorno a los que llegan más tarde a trabajar. Las cosas no están como para que las pymes desperdicien recursos, comprando suelo para que los empleados puedan aparcar. Alguna decisión hay que tomar o proponer a la dirección, que, según cuenta, de momento no ha tomado cartas en el asunto.

Este post va de cuentas y sobre la organización de recursos disponibles que se lleva a cabo en todos los niveles. Vamos a partir del ejemplo de la numeración de los móviles. El rango de numeración actual comprende desde el 600-000000 al 699-999999, es decir, 100 millones de números de móvil distintos.

La noticia salta cuando Industria confirma que los nuevos números de móvil comenzarán por 7, con lo cual podemos pensar automáticamente que ya existen si no los 100 millones de números asignados, debemos estar a niveles muy cercanos de dicha cifra. El caso que ocurre es que nos encontramos con 51,85 millones de líneas activas, lo que implica un 51,85% de uso de la numeración y ya se habla de necesidad para habilitar otros 100 millones. Como vemos, aquí algo no se gestiona bien.

Esta semana aterricé en esta entrada de Estevo en la que explica cómo documentar un proceso. Se refiere Estevo a la práctica que, partiendo de un mapa general de procesos, está orientada a recopilar la documentación (entradas, salidas,...) y los datos de cada proceso que ejecutamos en nuestra empresa, con el fin de disponer de un catálogo de procesos y tener así una visión global de nuestra actividad.

A mi me parece una idea interesante, seguro que a más de uno nos gustaría disponer de una herramienta similar en nuestra empresa, pero conviene hacerse algunas preguntas antes de lanzar un proyecto como este en nuestra empresa. A mi el soporte que propone Estevo me gusta, creo que es muy interesante y comparto la mayoría de las ideas que expone, pero quiero ir un poco más allá.

La pregunta que hago encabezando el post es indicativa sobre la organización laboral que tiene cada persona, puesto que siempre que tenemos varias cosas que hacer, debemos marcar una jerarquía para la realización de nuestras tareas.

Podemos definir las tareas urgentes a aquellas que no pueden esperar mucho tiempo o tienen un plazo de resolución relativamente corto, mientras que las tareas importantes tienen un plazo de ejecución medio pero cobran especial relevancia dentro del desarrollo de nuestra actividad. Responded a la pregunta antes de seguir leyendo: ¿qué tareas hacéis antes, urgentes o importantes?

Habréis notado que últimamente me ha dado por posts en los que hablo de fenonemos psicológicos y su aplicación en las pymes: que si el efecto Pigmalión, que si el síndrome de Diógenes, etc. Hoy, continuando en dicha linea, le toca el turno a un curioso fenómeno que mezcla componentes políticos y psicológicos: el síndrome del pato cojo.

Si mis fuentes no me fallan, fue el columnista William Safire el que acuñó el termino en relación con un interesante efecto que observaba en los Presidentes norteamericanos que no podían optar por una posterior reelección, que estaban en su último mandato. Pues bien, William observaba en los presidentes no reelegibles una perdida evidente de poder, ya que el resto de políticos subordinados se reorientaban en función de los intereses de los previsibles sucesores. Por tanto, la política del pato cojo, como se denominaba a estos presidentes, carecía de una gran dosis de influencia. Ello, no no sólo no era óbice , sino que fomentaba conductas adanistas por parte de los mismos, a sabiendas de que no iban a ser castigados electoralmente. Digamos que se mostraban tal como eran. Muy originales, vaya. Alguno dirá, ¿y esto tienen una aplicación empresarial? Pues si, lo corroboro.

Es evidente que cada uno de nosotros en nuestra empresa buscamos un objetivo fundamental que es la rentabilidad, pero nunca podemos olvidar nuestro nivel de calidad, sobre todo por que es la razón indispensable para que muchos de nuestros clientes sigan confiando en nuestro producto o servicio como algo innovador y fiable.

La gestión de nuestra calidad por tanto puede contribuir, de forma correcta y elaborada, a unas grandes estrategias empresariales como son la diferenciación, el bajo coste, y la rapidez de respuesta algo muy importante para ser capaces de estar al día de los pedidos con nuestros clientes.

Durante esta nuestra tercera entrada sobe la concepción organizativa para nuestra empresa vamos a intentar desarrollar un punto de vista más profundo y específico como son los sistemas y subsistemas que pueden hacer no sólo que nuestra funcionalidad sea perfecta sino que además reúna el sentido adecuado que buscamos.

En primera instancia deberíamos decir que es fundamental que nuestra empresa para quedar definida como una organización de forma correcta debe dividirme en los sistemas y subsistemas ya nombrados, no sólo por la capacidad divisional que eso nos ofrece sino por la buena evolución que nos puede ayudar a obtener a largo plazo en cuanto al tamaño de nuestra entidad.