Hay un dicho inglés que dice que un camello es en realidad un caballo designado por un comité y que en el mundo de los negocios se adapta de la siguiente forma: Un caballo entra en una reunión. Un camello sale de esa misma reunión. Es decir, la efectividad de la mayor parte de las reuniones es muy reducida o, incluso, nula.
La mayor parte de las convocatorias de reuniones son innecesarias e, incluso, muchas de las que deberían ser importantes terminan sin tener relevancia ni utilidad real. Muchas son las causas que pueden explicar la poca utilidad de las reuniones, entre las que se encuentran el horario en el cual se convoca a los empleados a la misma. Una causa a la que no se le duele dar mucha importancia pero que, en realidad, tiene cierta relevancia a la hora de valorar la eficacia de una determinada reunión.
De entrada, la convocatoria debería mandarse a los participantes en la reunión al menos con un día de antelación, aunque lo recomendable es hacerlo con tres o incluso cuatro días. Si lo mandamos con poco margen, puede que el resto de participantes tengan una carga de trabajo que les impida organizarse para poder asistir a la misma, y si la mandamos con demasiado tiempo puede que se olviden de asistir. Por este motivo, tres días es tiempo más que suficiente para conseguir este equilibrio.
Por otro lado, convocar reuniones los viernes puede acabar siendo una mala idea puesto que todos los empleados están pensando ya en el fin de semana. Lo mismo puede suceder cuando estamos en vísperas de puentes o de festivos. La mejor hora para realizar la reunión son las 10 de la mañana, ya que la mayoría ha tenido tiempo para organizar su día y tras la reunión tendrán tiempo más que suficiente para organizar sus ideas antes de irse a comer.
Por contra, la peor hora para realizar una reunión son las 13:00. A esa hora comienza a sentirse el cansancio de una mañana de actividad, se está deseando que llegue la hora de comer y la reunión puede acabar siendo soporífera y poco productiva. Peor aún será programar una reunión a las 15:00 justo después de comer. El fracaso en este caso está más que asegurado.
En definitiva, la eficacia de las reuniones depende en gran medida de la hora a la que se convoquen. Desde mi punto de vista, la hora ideal son las 10:00 o las 11:00 y nunca se debería dejar una reunión para la hora justo antes o después de comer, algo bastante habitual en muchas empresas.
Imagen | Victor1558 En Pymes y Autónomos | Claves para mantener reuniones eficientes con el equipo de ventas