Para elegir las herramientas adecuadas para controlar la actividad de una empresa hay que tener en cuenta, entre otros factores, las características de la actividad, la estructura organizativa y los medios con que cuenta la organización.
Con indepencia de esto lo cierto, es que las alternativas son mas bien reducidas y, de hecho, por regla general en las empresas se suele optar por aplicar herramientas mixtas o que agrupan caracterísiticas de distintas herramientas.
Herramientas para el control de actividades
- El método OVAR
Que permite actuar sobre los sistemas de información de gestión de los resultados de una organización. Este método se concentra básicamente en actividades productivas que generen utilidades como resultado de su actividad y para la cual se destina su gestión.
- El Cuadro de Mando o Balanced Scorecard
Este método obtiene y clasifica la información que generan los sistemas control de gestión. Se desarrolla desde la base hasta los niveles más altos de dirección.
En cualquier caso hay que tener muy claro que las necesidaes no son equiparables en una organización centralizada, de producción única, y estable en cuanto a su cuota de mercado, de pequeño tamaño que las de otra descentralizada, de mediano o gran tamaño, con una amplia variedad en su producción y muchos competidores, un entorno muy dinámico y con criterios de maximizar beneficios.
En un contexto como el actual en que los costes de personal suele ser un porcentaje muy elevado de la cuenta de explotación,las herramientas de mayor aceptación son precisamente las que se dirigen a optimizar estos recursos.
Métodos de Control
- Control Mecanicista
Aplicación generalizada de reglas y procedimientos, autoridad descendente (con énfasis en el poder por puesto), descripciones de puesto bien detalladas, recompensas extrínsecas (salarios, pensiones) y otros métodos formales, que ayudan a evitar o corregir desviaciones en los comportamientos y los resultados deseados.
- Control Orgánico
Aplicación flexible de la autoridad (sólo cuando es necesario), descripciones de puestos relativamente laxas, controles individuales y otros métodos informales que sirven para evitar y corregir desviaciones de los comportamientos y los resultados.
- Control de Mercado
Recopilación y evaluación de datos relacionados con las ventas, los precios, los costos y las utilidades, los cuales sirven para orientar las decisiones y evaluar los resultados.
- Control Financiero y Contable
Son un conjunto de mecanismos que ayudan a evitar o corregir los errores en la asignación de recursos, como el análisis financiero, la elaboración de presupuestos y el cálculo de costos basados en las actividades (como principal agente generador de costos).
- Control Automatizado
Dispositivos y procesos autorregulados que operan sin la intervención de seres humanos, es decir, máquinas que se conectan entre sí para realizar tareas con carácter de control.
Aunque uno puede querer utilizar uno u otro metodo, lo cierto, es que depende de los recursos que se puedan aplicar y lo profesionalizada que pueda estar la organización. Pero de uno u otro modo, las alternativas posibles quedan reducidas a las que aquí se indican.
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