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Digitalización certificada, la forma de eliminar papel en la empresa

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Digitalización certificada, la forma de eliminar papel en la empresa

Una de las formas de evitar que los papeles sigan rondando por la empresa es utilizar la digitalización certificada. Se trata de una opción que no todo el mundo utiliza y que tras escanear un documento permiten prescindir del original. Esto supone un gran ahorro de tiempo y de costes de almacenamiento.

Para ello tiene que cumplir una serie de requisitos. No basta con introducir un factura en el escaner de la impresora multifunción y crear un PDF. Es necesario utilizar un software homologado por la AEAT, que garantice todo el proceso. Si se cumple dicho estándar, el documento resultante tendrá validez legal ante cualquier organismo oficial y podemos destruir el original.

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Nómina en papel, ¿es obligatoria entregarla en este soporte a los empleados?

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Nómina en papel, ¿es obligatoria entregarla en este soporte a los empleados?

La gran mayoría de las empresas entregan a sus empleados la nómina en papel. Además requieren de la firma de una copia para la empresa por parte del trabajador. Así mismo la copia que este se queda también estará firmada por el representante de la empresa. Pero ¿es obligatorio entregar la nómina en papel a los empleados?. Lo cierto es que no es condición indispensable.

Lo que si es cierto es que la empresa, si decide sustituir la nómina en papel por una nómina electrónica, deberá facilitar a los trabajadores los medios necesarios para el acceso a los mismos. Lo más habitual es que se acceda a través de una Intranet, donde cada empleado tiene usuario y contraseña para poder descargarse su nómina en un PDF si así lo desea. Pero también se debe facilitar el envío de dicho documento por correo electrónico o su copia en una memoria externa para que el empleado pueda guardarlo.

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Lo digital no sirve si duplicamos el trabajo en papel

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Lo digital no sirve si duplicamos el trabajo en papel

Olvidarnos del papel, trabajar sólo en digital, ahorrar dinero y tiempo en las empresas a través de la firma electrónica y aplicaciones que nos permitan trabajar en movilidad y olvidarnos de rellenar en papel notas o formularios que luego tenemos que volcar en una aplicación al llegar a la oficina. Lo cierto es que lo digital no sirve si duplicamos el trabajo en papel.

Invertir en herramientas digitales, que nos permitan trabajar desde el móvil, pero también que nos facilite evitar desplazamientos innecesarios, no tener que depender del papel, etc. pueden ser una gran solución para mejorar la productividad en las empresas, pero no funciona si nos dan más trabajo del que nos ahorran.

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¿Es posible prescindir del papel en la oficina?

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¿Es posible prescindir del papel en la oficina?

Estamos en plena era digital, donde la cantidad de papeles que se imprimen en una oficina cada día es menor. Sin embargo parece que en muchos aspectos la documentación que almacenamos se resiste a desaparecer. Por eso nos preguntamos, ¿es posible prescindir del papel en la oficina?

Por un lado tenemos la producción interna, los documentos que genera nuestra propia empresa, donde a no ser que tengamos que entregar a un cliente o a un proveedor hoy en día es más o menos sencillo prescindir del papel, generando documentos digitales. Una simple impresora PDF puede ser muy efectiva en esta reducción de documentos impresos.

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¿Cómo presentaremos este año la declaración de la Renta?

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¿Cómo presentaremos este año la declaración de la Renta?

Desde que la Agencia Tributaria comenzó su progresiva campaña de eliminación del papel en su comunicación con los contribuyentes, cada vez es mayor el número de procedimientos que deben realizarse por medios telemáticos incluyendo, como no, las presentaciones de impuestos. Tras publicar la obligación de transmitir por medios electrónicos el modelo 303 (a partir del próximo abril), el ciudadano se encuentra con la incertidumbre de averigura cómo tendrá que presentar su declaración de la Renta 2013.

Pues bien, podemos respirar tranquilos porque la supresión del papel todavía no se ha extendido a la declaración de IRPF, a menos que el sujeto tenga que presentar también la declaración de Patrimonio.

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