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Si tu empresa se ha digitalizado, ¿por qué la mesa sigue llena de papeles?

Si tu empresa se ha digitalizado, ¿por qué la mesa sigue llena de papeles?
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Muchas empresas afrontan el reto de su digitalización. Se han incorporado nuevas herramientas, nuevos procedimientos y sin embargo hay cosas que no han cambiado. Las mesas siguen llenas de papeles y lo que es peor, no desciende el número de documentos impresos, ¿qué ha funcionado mal?

Lo malo no es tener un papel encima de la mesa, sino que estos documentos contienen datos que no están disponibles en la empresa. Una de las razones para afrontar la digitalización es poder obtener información en tiempo real, y tener documentación en papel es un freno para esta cuestión.

Y aquí tenemos dos tipos de situaciones, por un lado los documentos externos, lo que nos facilitan clientes, proveedores u otras empresas con las que nos relacionamos. Esto implica que tenemos que volcar estos datos manualmente, más trabajo y también posibilidades de error al hacerlo. En este caso ha faltado un estudio para facilitar tanto a clientes como empresas externas una vía más cómoda que tener que entregar un papel en nuestras oficinas.

Por otro lado están los documentos internos. Aquellos que nosotros hemos impreso en algún momento, ya sea porque queremos llevárnoslos a una reunión, porque vamos a trabajar con ellos y queremos anotar, subrayar o simplemente tenerlos a la vista para comparar con otro. Aquí también ha fallado la digitalización.

Si el proceso de digitalización ha sido un fracaso posiblemente acabemos duplicando el trabajo, en papel y digital

Porque no se han pensado en un acceso a la información desde cualquier lugar. Si tenemos una reunión con un cliente, necesitamos acceder a los datos al momento. No basta con imprimir o guardar una hoja de cálculo en el portátil. Muchas veces surgen dudas que no podemos resolver al no tener acceso a nuestro sistema de gestión.

Y si los utilizamos en el ámbito interno para comparar o volcar la información de una aplicación a otra peor todavía. En muchos casos esto se soluciona con una doble pantalla o una de mayor tamaño, que nos permite visualizar más datos. De esta forma no tenemos que imprimir un documento solo porque vamos a trabajar con algo relacionado con el mismo.

Lo cierto es que digitalizar la empresa requiere un estudio previo que muchas empresas, sobre todo las pymes, no realizan. Acaban añadiendo herramientas aisladas, que mejoran su forma de trabajar, pero no suponen el ecosistema digital que les multiplicaría su productividad. Se quedan a medio camino entre lo digital y el papel, que por la fuerza de la costumbre acaba por imponerse.

En Pymes y Autónomos | Nosotros lo hacemos con papel y boli, y funciona: 5 malas señales que impiden la transformación digital de tu pyme

Imagen | Pexels

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