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¿Es posible prescindir del papel en la oficina?

¿Es posible prescindir del papel en la oficina?
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Estamos en plena era digital, donde la cantidad de papeles que se imprimen en una oficina cada día es menor. Sin embargo parece que en muchos aspectos la documentación que almacenamos se resiste a desaparecer. Por eso nos preguntamos, ¿es posible prescindir del papel en la oficina?

Por un lado tenemos la producción interna, los documentos que genera nuestra propia empresa, donde a no ser que tengamos que entregar a un cliente o a un proveedor hoy en día es más o menos sencillo prescindir del papel, generando documentos digitales. Una simple impresora PDF puede ser muy efectiva en esta reducción de documentos impresos.

Sin embargo es en la relación con los clientes y terceros donde el papel se resiste a desaparecer. Para muchos usuarios cuando realizan un trámite, utilizan un servicio o han realizado una compra en nuestro negocio quieren una factura en papel. La mayoría de ellos no desea que enviemos por correo electrónico cualquier documentación, sino que prefieren tenerlo en papel, aunque una vez que salgan de nuestras instalaciones no vuelvan a mirarlo de nuevo.

En este sentido es nuestra empresa la que deber incentivar el uso de medios digitales enfocados a los clientes. Para ello es una buena idea tener la documentación asociada en un repositorio para ellos siempre disponible, al que puedan acceder con su usuario y contraseña si por cualquier motivo perdieron o eliminaron el correo electrónico que se les envió en su momento.

Aunque es cierto que no todo el mundo, sobre todo aquellos clientes que son más mayores, tienen correo electrónico, cada vez es menos habitual que esto ocurra. De todas formas si no existe un impulso decidido por la digitalización de la empresa, como una forma de ahorrar en papel, costes de impresión y envíos, será complicado que la gestión cambie por si misma.

En Pymes y Autónomos | Los esenciales para una oficina sin papeles

Imagen | Pexels

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