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Porqué necesitamos un gestor documental en las empresas

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Porqué necesitamos un gestor documental en las empresas

Hay que reconocerlo. La organización de la documentación en la mayoría de las empresas es un desastre. Se acumula documentación, versiones diferentes de documentos que luego es difícil saber cuál es la realmente buena. Y se pierde mucho tiempo tratando de encontrar dónde se encuentra. Estas entre otras, son las razones por las que se necesita un gestor documental en las empresas.

El espacio para almacenar documentación ha dejado de ser un problema. La mayor parte de los archivos que tiene una empresa están en discos duros y ya no tienen habitaciones enormes llenas de armarios con carpetas. Y esta barra libre de espacio ha acabado por crear un problema.

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Gestor documental en la pyme, herramienta imprescindible en el mundo digital

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Gestor documental en la pyme, herramienta imprescindible en el mundo digital

Cuando una pyme se ha digitalizado muchas veces mantiene estructuras y formas de trabajo heredadas del pasado. Una de ellas es la forma que tienen de estructurar la documentación. Los antiguos sistemas de carpetas y archivos son los que se implantaron al comenzar a trabajar con ordenadores, pero hoy en día son insuficientes. Por eso el gestor documental en la pyme es una herramienta básica en el mundo digital, al menos si lo que deseamos es mejorar la productividad.

Uno de los principales problemas del mundo digital es que la información ya no ocupa espacio físico. De esta forma se guarda mucho más de lo que se necesita. Incluso se guardan diferentes copias, diferentes versiones y al final a la hora de trabajar con esta documentación es muy complicado encontrar dónde está la información buena.

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¿Es posible prescindir del papel en la oficina?

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¿Es posible prescindir del papel en la oficina?

Estamos en plena era digital, donde la cantidad de papeles que se imprimen en una oficina cada día es menor. Sin embargo parece que en muchos aspectos la documentación que almacenamos se resiste a desaparecer. Por eso nos preguntamos, ¿es posible prescindir del papel en la oficina?

Por un lado tenemos la producción interna, los documentos que genera nuestra propia empresa, donde a no ser que tengamos que entregar a un cliente o a un proveedor hoy en día es más o menos sencillo prescindir del papel, generando documentos digitales. Una simple impresora PDF puede ser muy efectiva en esta reducción de documentos impresos.

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Operación limpieza de documentación de la empresa: archivo, orden y destrucción

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Operación limpieza de documentación de la empresa: archivo, orden y destrucción

Con el cambio de ejercicio nos disponemos a dejar sitio para la documentación del 2015, una vez se van cerrando los archivadores con la documentación del 2014, vamos llevando la documentación al archivo, donde año a año vamos depositando cajas o archivadores de documentación que rara vez se volverán a consultar.
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La renta que nos queda, ¿pedimos cita previa?

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La renta que nos queda, ¿pedimos cita previa?

Si nos ha quedado algo de renta después de lo que llevamos de crisis, estamos de enhorabuena, podemos estar entre los privilegiados que pueden estar obligados a presentar la declaración de la renta.

Si no hemos confirmado ya el borrador y con suerte recibido alguna devolución, puede que estemos entre los seleccionados por la Agencia Tributaria para confeccionar la renta, algo que ya se puede hacer desde el día 23 de abril si vamos presentar la Renta 2013 por Internet y a cumplimentar con el programa PADRE, o con otros programas informáticos homologados, exclusivamente. Tenemos de plazo hasta las 24 horas del 30 de junio.

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¿Qué hacer ante la visita de un inspector de trabajo?

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¿Qué hacer ante la visita de un inspector de trabajo?

Recibir la visita de un inspector de trabajo en nuestra empresa es un acontecimiento poco deseable, aún cuando nos hayamos preocupado de tener en orden todo lo que la legislación requiere en el ámbito laboral. El desconocimiento de las atribuciones del inspector y de la forma en que normalmente suelen proceder hace que esta eventualidad se convierta en algo poco menos que preocupante.

Hay que tener en cuenta que el inspector podría ser un cliente más, ya que no tiene obligación de identificarse si piensa que con ello va a obstaculizar la finalidad de su visita. Este proceder es frecuente cuando el local objeto de la inspección es, por ejemplo, un establecimiento de hostelería. Tampoco debemos caer en el error de pensar que no nos van a inspeccionar porque nuestra actividad se desarrolla en horario nocturno. Para esta labor no hay horario. El inspector puede entrar libremente en cualquier momento y sin previo aviso en cualquier centro de trabajo (salvo que se trate de un domicilio particular) y permanecer en el mismo el tiempo que la inspección requiera.

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Dentro y fuera de la empresa

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Dentro y fuera de la empresa

Hace unos días nos asalto el terremoto, tsunami y posterior problema nuclear en Japón y se ha hablado mucho de cómo se debe de transmitir la información a la población. Hace unos días también, unos hackers entraron dentro de las memorias de los teléfonos móviles de unas actrices famosas y les robaron fotos desnudas que posteriormente publicaron en una revista, ¿dónde queda lo público y lo privado?

Obviamente lo dicho anteriormente son dos casos completamente distintos (y a todas luces de distinto calibre y gravedad). En el primero nos encontramos ante el debate de como comunicar a la población una determinada información, y en el segundo caso nos encontramos ante el caso de personajes públicos que ven publicada ilícitamente documentación privada. Pero todo ello nos plantea una doble pregunta trasladada al entorno empresarial, ¿Todo lo que sucede en una empresa debe comunicarse?, ¿y todo lo privado de una empresa debe de poder ser mostrado públicamente?

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Inspecciones de Hacienda (IV): las actas de inspección

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Inspecciones de Hacienda (IV): las actas de inspección

Las actas de inspección son los documentos que extiende la Inspección de Tributos y que recogen los resultados de las actuaciones de comprobación e investigación. Las actas pueden proponer la regulación que se estime procedente o declara correcta la situación tributaria del inspeccionado.

Las actas son documentos preparatorios del acto de liquidación derivado de las actuaciones realizadas. Son los documentos que recogen la finalización de las actuaciones.

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¿Cuándo puedo deshacerme de las contabilidades pasadas?

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¿Cuándo puedo deshacerme de las contabilidades pasadas?

La implantación de las nuevas tecnologías y de los nuevos sistemas de almacenamiento de información han hecho más cómoda la conservación de los documentos de las empresas. Aún así, el hecho de tener que guardar durante el tiempo necesario esa documentación puede obligarnos a utilizar como archivo un espacio que podríamos destinar a otro uso, además supone mantener un orden y un control sobre todos esos documentos e información. Por eso mucha gente suele consultar por la obligación de guardar esa información y cuándo pueden deshacerse de ella.

El plazo de prescripción de las obligaciones tributarias es de 4 años y el de los delitos fiscales de 5. La Ley General Tributaria es la que determina la obligación de llevar y conservar libros de contabilidad y registros, además de los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte, por tanto podríamos pensar que podemos deshacernos de toda esa documentación una vez que ha transcurrido este plazo, pero no es así.

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