Uno de los aspectos en los que más impacta la llegada de la digitalización a una empresa es la desaparición progresiva del papel. Si miramos nuestra mesa y sigue llena de carpetas y documentación está claro que algo estamos haciendo mal, o simplemente nos queda bastante camino por recorrer. Porque los papeles en la mesa son el mejor indicio del nivel de digitalización de la empresa.
Y yo aquí distinguiría dos ramas. Por un lado, la documentación que se genera de forma interna, es decir, lo que nosotros acabamos por imprimir para trabajar en nuestro día a día. La segunda rama es la documentación que nos llega o nos entregan los clientes y cómo la tratamos. Porque para agilizar los procesos a veces tenemos que aplicar fórmulas diferentes.
Se puede trabajar sin papeles en la mesa
En muchas empresas la pandemia ha ayudado en este proceso. El paso de muchos de sus empleados durante este tiempo por el teletrabajo ha hecho que muchos se hayan acostumbrado a trabajar con la documentación de forma digital, sin necesidad de tener que imprimir los documentos para tenerlos encima de su mesa. La comunicación con sus compañeros también ha sido más digital, más mensajería instantánea o videoconferencias y menos charlas cara a cara o tomando una café en el office.
La mayor parte de los papeles en la empresa los generamos nosotros
En mi experiencia algo tan simple como cambiar el tamaño del monitor, de nuestra pantalla, ayuda a reducir la cantidad de documentación que se imprime de forma notable. Usar dos monitores o un monitor de gran tamaño, de 24" o más, que nos permita tener abierto en un lado un documento en PDF, en tamaño original, y al lado la aplicación con la que tenemos que trabajar es un cambio muy importante.
Y no solo impacta en la cantidad de papel o el gasto que hacemos en impresiones. Sino también en nuestra productividad. Trabajar con ambos documentos en la pantalla hace que seamos mucho más rápidos, más ágiles, que no tengamos que apartar la mirada o que podamos copiar la información en lugar de tener que picarla nosotros mismos. Esto último también contribuye a reducir el número de errores que cometemos.
Un aspecto interesante a considerar es el número de papeles que se imprimen solo para que alguien de la empresa los firme. ¿No podemos hacer que se utilice la firma electrónica? ¿Tan complicado resulta solicitar certificados para nuestros empleados o que habiliten el que ya tienen en su DNIe?
Los clientes colaboran si ofrecemos un sistema fácil de comunicación
Más complicado puede ser reducir la cantidad de documentación externa, la que nos aportan clientes, proveedores, vendedores, etc. pero hay fórmulas para lograrlo. La más sencilla es habilitar un canal a través del cual nos puedan aportar dicha documentación sin necesidad de desplazarse hasta nuestra empresa. Si se lo ponemos fácil, el cliente colaborará con nosotros sin problemas.
¿Cuál es el mayor inconveniente aquí? Que en muchos casos ellos ya cuentan con un documento en papel y no saben cómo hacérnoslo llegar. Por eso para muchos resulta más fácil pasarse por nuestra oficina y dejarnos la documentación necesaria que cualquier otra fórmula. Sin embargo, es sencillo en muchos casos hacer una foto con el móvil y que nos la envíen.
El problema está en que lo que nos remiten a veces es un documento con 30 páginas. Y no todo el mundo tiene un escáner a mano para poder digitalizar esta información. O no quieren perder el tiempo en ello. Aquí la opción más habitual es que nos lo entreguen y nosotros nos encargamos de digitalizar.
Porque si no lo hacemos, seguimos con papeles por la mesa y a la hora de localizar un dato o un documento que necesitemos en el futuro vamos a perder mucho tiempo buscando en archivadores y carpetas AZ polvorientas. Tampoco hay que destruir estos documentos, muchas empresas los guardan como una copia de seguridad de último recurso, ante un fallo informático o similar que tengan algo a lo que puedan recurrir.