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Con la aprobación de la nueva Ley de medidas urgentes del trabajo autónomo se ha incluido la posibilidad de deducirse como dieta de manutención diaria para los autónomos la cantidad de 26,67 euros. Esta medida afecta sobre todo a aquellos autónomos y profesionales que tienen que comer fuera de casa. Vamos a ver cómo es la dieta de manutención y qué condiciones hay que cumplir para poder deducirla.

La dieta total que se puede deducir, la cantidad que el autónomo puede gastar cuando se encuentra fuera de casa es un total de 26,67 euros al día, que aumenta hasta los 48,08 euros cuando estén en el extranjero. Por supuesto todo deberá estar correspondientemente documentado para poder hacerlo. La factura es indispensable.

Empieza el mes de octubre y muchas empresas ya piensan en los agasajos navideños a sus empleados, atrás quedan los jamones fuera de nomina, cuya factura se deducía como gasto la empresa.

Pero desde el pasado 22 de diciembre de 2013, otras tributaciones se unen al jamón, así los seguros médicos que nos cubren entre otras cosas, las visitas al médico por las indigestiones navideñas; los cheques restaurante, que nos sirven además de para la manutención en días laborables, para cebarnos en las fiestas que se acercan; plus de transporte y cheques guardería engrosan las bases de cotización de las nominas de los trabajadores.

Así desde la reforma que afecto a las retribuciones en especie, el coste para la empresa se incrementa aproximadamente en un 32% por las antes exentas retribuciones en especie y el coste para el trabajador se sitúa en torno al 6,4% .

¿Cúal es el concepto de retribución en especie?

El Real Decreto 2064/1995, de 22 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento general sobre cotización y liquidación de otros derechos de la Seguridad Social, nos indica que se considera como retribución en especie la utilización, consumo u obtención, para fines particulares, de bienes, derechos o servicios de forma gratuita o por precio inferior al normal de mercado, aun cuando no supongan un gasto real para quien los conceda.

Con carácter general, la valoración de las percepciones en especie satisfechas por los empresarios vendrá determinada por el coste medio que suponga para los mismos la entrega del bien, derecho o servicio objeto de percepción, entendiendo este coste medio como el resultado de dividir los costes totales que suponga para la empresa la entrega de un bien, derecho o servicio directamente imputables a dicha retribución entre el número de perceptores potenciales de dicho bien, derecho o servicio.

¿Qué gastos pagados a los trabajadores están exentos de cotización?

No todos los gastos pagados a los trabajadores cotizan a la seguridad social, ya que los trabajadores incurren en determinados gastos, que no se pueden considerar retribución, al considerarse que cubren exclusivamente los gastos incurridos de manera necesaria para desempeñar las tareas que les son encomendadas.

En este sentido, los gastos de manutención y estancia, así como los gastos de locomoción, cuando correspondan a desplazamientos del trabajador fuera de su centro habitual de trabajo no se computarán en la base de cotización, siempre y cuando no excedan de los limites definidos en los apartados 3, 4, 5 y 6 del artículo 9.A) del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, aprobado por el Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo.

El exceso sobre los límites señalados en los apartados citados, se computará en la base de cotización a la Seguridad Social.

Los gastos de locomoción para evitar su exclusión en la base de cotización a la Seguridad Social, deberán compensar las cantidades destinadas por el empresario a compensar los gastos del trabajador por sus desplazamientos fuera de la fábrica, taller, oficina o centro habitual de trabajo, para realizarlo en lugar distinto del mismo o diferente municipio.

¿Sigue siendo interesante para la empresa la retribución en especie?

Hay que tener en cuenta que la base de cotización tiene un limite máximo en 41.108 euros, por lo que los trabajadores que perciban retribuciones por encima de esta cantidad no se verán afectados, así como tampoco supondrá un mayor coste para las empresas.

Además, las retribuciones en especie pueden utilizarse como incentivo y motivación de los trabajadores, que en ocasiones pueden ser más sensibles a determinadas atenciones de la empresa, que a una retribución en efectivo.

Imagen | Adam Jones

En Pymes y Autónomos | Por favor pidan cita para embargos en la Agencia Tributaria

En caso de que una empresa reciba una notificación de la Agencia Tributaria para que ejecute un embargo de salarios o de créditos está obligada a retener esas cantidades e ingresarlas en Hacienda. ¿Se aplica también a las dietas a pagar?

Una consulta vinculante aclara este extremo. En principio la consulta se refiere al caso de un miembro del consejo de administración de una sociedad y se pregunta si las dietas a pagar a esta persona deberían embargarse atendiendo al requerimiento de la Administración, pero la contestación de la Dirección General de Tributos se puede asimilar al caso de dietas pagadas a empleados o proveedores que trabajen para una empresa.

El pago de dietas y gastos de desplazamiento es algo muy habitual en las empresas dada su fiscalidad beneficiosa, puesto que están exentas de tributación dentro de los límites fijados por la Ley. Sin embargo, a veces se abonan en concepto de dietas gastos que en realidad no lo son, como ocurre cuando se incluyen como tales los desplazamientos que el trabajador realiza para acudir a su trabajo.

Este tipo de desplazamiento, podrá reembolsarse como dieta o gasto de viaje si el trabajador ha sido contratado para prestar servicios en un centro de trabajo móvil o itinerante, siempre y cuando se produzca un desplazamiento a un municipio distinto de su residencia habitual.

Una sentencia de la Audiencia Nacional establece que las empresas deben justificar las dietas exentas que paga a sus trabajadores por los deplazamientos por motivos de trabajo. Eso implica que no es suficiente con los documentos internos y que han de conservarse los justificantes que prueben la procedencia de la misma.

La sentencia establece que “esos documentos internos acreditarían, en todo caso, el abono al trabajador de determinadas cantidades en concepto de dietas, pero no la realidad y razón de los desplazamientos, que es uno de los requisitos esenciales para aplicar la exención”.

Nos ha llegado una consulta a través de un comentario de un post anterior referido a los gastos por las dietas de los autónomos y la posibilidad de deducirlas.

En concreto este es el caso:

Buenas. Yo soy autonomo y trabajo para una empresa fuera de mi ciudad (de mi residencia fiscal). Por esto, todos los días desayuno y como en un restaurante cercano al trabajo. Y quería saber que es un gasto aceptable en dietas? Es decir, no quiero pasarme y no se hasta que cantidad es razonable. Puedo además de esto declarar gastos de dietas los que haga los fines de semana?

Nos ha llegado una consulta relativa a la inclusión de las dietas no sujetas a IRPF en el certificado de empresa y las consecuencias para los trabajadores. Veamos que nos plantea esta lectora:

Quisiera hacerles una consulta en relación a las dietas y gastos de viajes exceptuados de gravamen y por tanto, excluídas de la aplicación de retención o ingreso a cuenta en el IRPF,puesto que debemos incluirlo en el resumen anual de retenciones y en el certificado de retenciones de los trabajadores, ¿esto tiene alguna repercusión en la declaración de la renta de los mismos?¿les perjudica en algo?

Como vemos, la cuantía a la que nos estamos refiriendo es a la cantidad total que hemos pagado a los trabajadores que no están sujetos a IRPF. Esta cantidad, a pesar de ser comunicada a la Agencia Tributaria, no se le comunica a los trabajadores en el borrador del IRPF ni en los datos fiscales, por lo que a priori parece no tener mucha utilidad ¿Para qué se consigna entonces?

Nos ha llegado una consulta de un lector relativa al anticipo de las dietas a los trabajadores, en los casos que haya salida de la provincia o pernocta fuera fuera del domicilio habitual. Este caso, no tiene una respuesta concreta, dado que este extremo se contempla en cada uno de los convenios colectivos que le sea de aplicación a la empresa en cuestión.

Actualmente, la mayoría de los convenios colectivos cuantifican con exactitud la cantidad a retribuir en concepto de dietas sin necesidad de justificación por el trabajador. Basta con que tenga que desempeñar su actividad laboral en otra localidad, otra provincia o pecnoctar fuera para que el propio convenio evalue la cantidad que tenemos que retribuir en cada caso y el momento de pago de esta dieta.

Un lector, representante autónomo de varias empresas, nos manda una consulta relativa a la exención de las dietas en el IRPF y el tratamiento fiscal que le puede dar a este tipo de pagos que él recibe. La consulta es la siguiente:

Soy autónomo y una de mis representadas ( una empresa alemana) me paga los gastos de los viajes que realizo para ellos ( dos o tres al mes). ¿ Puedo aplicarme el articulo 9 del Capitulo II del RD 439/2007 Reglamento del IRPF?

Situando este artículo, es el que articula en el IRPF la deducibilidad de los gastos de viaje, alojamiento y manutención para los rendimientos del trabajo. ¿Puede aplicar un autónomo este artículo? Inicialmente no se puede aplicar este artículo para autónomos, salvo excepciones. Veamos los distintos casos que se pueden plantear.

Cuando comenzamos a hablar de dietas, como otros muchos conceptos, comenzamos a movernos por terrenos farragosos dentro de la deducibilidad fiscal de dichos gastos.

Este terreno, afecta tanto a la empresa como al trabajador, puesto que para la propia empresa tiene la consideración de gasto deducible y para el trabajador ingreso de rendimiento del trabajo exento de tributación del IRPF dentro de unos límites.

El primer lugar que se suele mirar con lupa es en la contabilidad de la empresa y los requisitos básicos que tenemos que cumplir para poder deducirnos estos gastos son los siguientes: