Hacienda está echando para atrás miles de justificaciones de dietas de autónomos: sólo así podrás pasar su filtro
Con la llegada en 2017 de la Ley de Medidas Urgentes del Trabajo Autónomo a muchos profesionales se les abrió una puerta para poder empezar a deducirse como un gasto profesional sus gastos de dietas habituales, que hasta el momento no tenían contempladas.
Pero una cosa es como está redactada la ley y otra diferente los requisitos adicionales de la Agencia Tributaria para admitir un gasto como deducible. Este criterio es bastante restrictivo y hace que se den casos en los que Hacienda esté echando para atrás miles de justificaciones de dietas de autónomos y vamos a ver cómo pasar su filtro.
Los requisitos para poder deducirse una dieta eran muy claros, tenía que ser un gasto afecto a la actividad económica, realizado en un establecimiento de hostelería, pagado a través de un medio electrónico y respetando los límites de gasto establecidos en la ley, 26,67 euros al día, que aumenta hasta los 48,08 euros cuando estén en el extranjero. Dichas cantidades se doblan en caso de pernoctar fuera de nuestro domicilio.
¿Qué nos puede pedir Hacienda para justificar dichos gastos?
Suponiendo que cumplimos con todo lo anterior y la Agencia Tributaria no reclama más información sobre las dietas, lo habitual es que nos soliciten la factura y alguna prueba adicional de que se trata de un gasto afecto a la actividad económica. Es decir, un motivo por el que ese día comemos fuera de nuestro domicilio y tenemos derecho a dicha dieta.
Solo con estos dos requisitos para muchos autónomos ya invalida la posibilidad de desgravarse muchos gastos. Porque lo cierto es que desde el principio se ha puesto mucha letra pequeña para dificultar la aplicación de estas dietas.
Supongamos que vamos de vieja a realizar un trabajo a varios kilómetros de nuestra localidad. Hemos madrugado y al llegar tomamos un café o desayunamos. Después a la hora de comer paramos y comemos un menú. Al final del día el gasto que hemos hecho es de 22 euros, que tendríamos derecho a deducir.
¿Cómo pasar el filtro de Hacienda con los gastos deducibles?
Pero tres años después, pueden ser hasta cuatro, de este día Hacienda nos solicita justificar dichos gastos. ¿Podremos hacerlo? Lo cierto es que muchos autónomos no van a poder si no han sido rigurosos en la deducción.
- Siempre pedir factura nominativa, no basta con una factura simplificada. Lo que muchos conocen como el ticket o incluso el resguardo de la Visa, no tiene validez. Hay que disponer de una factura con todos nuestros datos identificativos y que además refleje hora, lugar, datos de la empresa y modo de pago a ser posible. ¿Vamos a pedir una factura para un refresco y un pincho de tortilla que hemos consumido a media mañana? ¿Y para un café? La respuesta es sí, siempre que vayas a deducirte dicho gasto. Las facturas se tienen que conservar cuatro años.
- Siempre pagar con medios electrónicos, fundamentalmente con tarjeta de forma que haya un rastreo verificable de dicho gasto.
- Que el CIF del establecimiento sea de hostelería y aquí cuidado, porque no es el primer restaurante o bar abierto con el CIF de otra actividad diferente y luego no cuadrará a la hora de verificar la deducción.
- Llevar una agenda de tus trabajos, algo que no todo el mundo hace, pero que es básico a la hora de una inspección tener claro qué hicimos tal día y a que cliente fuimos a visitar o a realizar un trabajo. Como prueba también servirían conversaciones de WhatsApp o correos electrónicos con dichos clientes.
Esta última es la traba más importante para los autónomos. Mantener un histórico de los trabajos realizados, correos, mensajes de comunicaciones con los clientes que sirvan para acreditar que el gasto realizado es afecto a nuestra actividad económica.
Por supuesto si nuestra actividad la realizamos de lunes a viernes, pero el gasto tiene fecha de un sábado o festivo, será complicado poder justificarlo. No es así cuando nuestra actividad se desarrolla de lunes a domingo, como podría ser en caso de un transportista.
Una última cuestión muy importante es conservar correctamente las facturas. Muchas de ellas nos las entregarán en papel térmico, con todos nuestros datos y los del establecimiento. Hasta aquí todo correcto. Pero puede darse el caso que tras varios días guardadas en el coche o años archivadas en la oficina cuando vayamos a buscar los datos simplemente esté en blanco.
Conservar todas las facturas
La mejor solución es acudir a programas de digitalización certificada, de manera que no tengamos que conservar físicamente la factura y nos baste solo con el documento escaneado que tenemos almacenado.
También en muchos establecimientos hosteleros facilitan el envío de las facturas por correo electrónico o que sea el propio cliente el que introduciendo sus datos fiscales se la pueda descargar.
Más complejo es el tema de las facturas recapitulativas, donde se reseñan todas las consumiciones realizadas en un mismo local en un mes, por ejemplo, en caso de que un trabajo se prologue en el tiempo y estemos fuera bastante tiempo.