Registro horario digital: una obligación legal, pero también una oportunidad para las pymes

España es un país de pymes, y sobre todo de empresas de pequeño tamaño. Se dice y se repite esta cantinela. Pero es cierta y, en gran medida, perfila la economía de este país. Y eso se nota a nivel de cifra macro.

En España hay unos tres millones de compañías, y solo un 0,2 % se pueden considerar grandes. Los datos oficiales dicen que las pymes (empresas de menos de 250 empleados) generan el 65 % del PIB y casi siete de cada 10 empleos. Y todo eso a pesar de la importancia de las grandes empresas y del sector público.

En cualquier caso, las pymes en España tienen una asignatura pendiente con la digitalización y, en última instancia, con la productividad. Según datos del Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad (Ontsi), dependiente de Red.es, casi un 40 % de las empresas de más de 10 empleados no pasan de un nivel básico de digitalización. Sin embargo, en los últimos años, los cambios normativos y la aprobación de leyes de distinto signo están haciendo avanzar la modernización tecnológica del tejido empresarial nacional.

A partir de 2026, por ejemplo, las empresas y autónomos españoles van a tener que cambiar sus sistemas de facturación para cumplir la llamada “Ley antifraude”, destinada a acabar con las dobles contabilidades y la elusión fiscal. Más adelante, y siguiendo lo prescrito en su momento por la Ley Crea y Crece, tendrán que adoptar obligatoriamente el formato de factura electrónica para cualquier transacción entre empresas y profesionales.

Otro cambio normativo que se está discutiendo ahora va a traer un claro impulso a la digitalización de las compañías españolas, en este caso de su gestión de los recursos humanos. Se trata de la Ley de reducción de la jornada laboral, cuya medida estrella es la reducción del tiempo de trabajo, pasando de las históricas 40 horas semanales a un máximo de 37,5 horas, sin que esto suponga una merma en el salario.

Esta norma, que beneficiará a más de 12 millones de trabajadores del sector privado, se encuentra en fase de Proyecto de Ley y se espera su aprobación definitiva en el Congreso de los Diputados en los próximos meses.

Llega el registro horario digital

Pero más allá de la reducción de jornada, este Proyecto de Ley también toca otros asuntos importantes que tienen que ver con la normativa laboral y con el uso de la tecnología en las empresas. Uno de ellos establece que el registro de la jornada laboral, que es obligatorio en España desde mayo de 2019, ahora deberá ser necesariamente digital.

Es más, especifica que el fichaje de los empleados deberá estar asentado en un sistema digital, verificable, accesible en remoto y actualizado en tiempo real. El objetivo es evitar que los asientos que se hagan sean manipulables y, por el contrario, permitir que la Inspección de Trabajo pueda acceder fácilmente a los datos recogidos por ese sistema cuando lo considere necesario.

Por ahora, vale cualquier método para fichar y registrar la jornada, como una simple tabla de Excel o incluso anotaciones en una hoja de papel. Es previsible que la obligatoriedad para las empresas de pasarse a un registro horario digital sea gradual, y se inicie con las compañías más grandes, para ir bajando a las pequeñas empresas y micropymes con el paso del tiempo. Pero lo que es seguro que, finalmente, todas tendrán que disponer de un sistema moderno y al día.

Cuidado con las sanciones

Hay que recordar que ahora mismo no cumplir el registro horario en España conlleva sanciones para las empresas. Dependiendo de la falta, las multas van hoy desde los 60 euros a nada menos que 187.515 euros, en los casos más graves, como el de no pagar horas extra. Sin embargo, el objetivo de la nueva ley es elevar las sanciones para que el uso de los sistemas de registro horario se generalice y las compañías se tomen en serio este asunto.

En este sentido, el Ministerio de Trabajo quiere que las multas que se impongan a las empresas sean por cada uno de los trabajadores con los que se ha incumplido el registro, y que no consistan en una sola sanción para toda la compañía.

Pero más allá de requisitos legales y sanciones, la buena noticia es que el registro horario digital va a ayudar a las empresas a dar un salto en gestión y en su modernización tecnológica. Y a los empleados les va a permitir trabajar de forma más flexible y equilibrada, evitando sobrecargas de tareas y permitiéndoles conciliar su vida profesional y personal.

La información del registro horario digital es estratégica

Durante muchos años, el registro horario ha estado vinculado casi únicamente al control del absentismo y al cumplimiento de las horas de jornada. Sin embargo, en un momento donde prolifera el trabajo por objetivos, y muchas profesionales desarrollan su labor desde casa, los sistemas de registro horario se convierten en un recurso estratégico para la gestión del negocio, porque permiten visualizar fácilmente mucha información de lo que está ocurriendo en cada compañía a nivel de los tiempos y cargas de trabajo de cada empleado y departamento.

Como resultado, una buena herramienta de este tipo permitirá una planificación más eficaz de los equipos, y de las tareas y el rendimiento de cada trabajador. Y ayudará a diagnosticar con antelación problemas y conflictos derivados de un mal reparto de las tareas.

a3gestión del tiempo: buenas noticias para la dirección y para los empleados

En este escenario, Wolters Kluwer, uno de los principales proveedores en España de software de gestión para empresas, asesorías y despachos profesionales, cuenta con el software de control de presencia a3gestion del tiempo, disponible en versión web y app (gratuita para iOS y Android), y que permite llevar el control horario de plantillas dispersas y descentralizadas de una forma eficiente. Se trata de una solución cloud de registro horario digital, accesible desde cualquier dispositivo y lugar, y que tiene como corazón un sistema de marcaje. Esto es particularmente útil en un momento en que muchos empleados teletrabajan de forma total o parcial.

Por otro lado, a3gestión del tiempo permite implantar a los directivos y responsables de recursos humanos políticas de equidad y planes de incentivos. Y también delimita y restringe zonas de acceso a la solución, para que cada empleado o mando intermedio pueda ver solo aquello para lo que está autorizado. También desde a3gestión del tiempo, la empresa puede organizar cualquier tarea que requiera la coordinación de un equipo, modificando turnos o validando vacaciones si es necesario.

En definitiva, con a3gestion del tiempo, las empresas pueden ponerse al día con el registro del horario de forma digital, una obligación que está a punto de entrar en vigor. Pero, sobre todo, tendrán un aliado para mejorar su gestión, eficiencia y productividad.

Y es que esta solución ubica todos los datos de presencia y jornada laboral de todos los empleados en un mismo lugar, lo que permite a los gestores y directivos leer fácilmente lo que está pasando y tomar decisiones si hay que ajustar equipos. Y, por otro lado, también trae buenas noticias a los empleados, que tendrán más flexibilidad y autonomía para organizar su tiempo y conciliar mejor lo profesional y lo familiar.

Imágenes: Wolters Kluwer, photolas, Nuttapong punna,