Si estás dando tus primeros pasos como autónomo, seguramente te has enfrentado al problema de crear tu primera factura.
Algo que parece sencillo se puede volver en tu contra si no tienes en cuenta algunos de los siguientes aspectos:
¿Qué autónomos están obligados a facturar?
En general, cualquier profesional o trabajador autónomo que preste servicios o venda productos está obligado a facturar. Esto incluye a freelancers, consultores, profesionales liberales, artistas, entre otros.
Como tienes que hacer la factura, lo mejor es que empieces con algo de conocimiento, y es leyendo un poco el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), donde se recogen todas las obligaciones respecto a la emisión de la factura por parte de los autónomos.
En este caso, por ejemplo, en su artículo Artículo 2, se explica quienes tienen la obligación de expedir factura, que en tu caso, al ser autónomo, es casi siempre, aunque dependiendo del caso puedes hacer una factura normal o una simplificada.
¿Qué tipo de factura debes hacer?
Como ves, necesitas emitir una factura, normalmente será la factura ordinaria, aunque antes de continuar es conveniente que conozcas que en determinados casos puedes hacer una factura simplificada. Ambas son las dos más comunes:
- Factura Ordinaria. Es la factura que debes usar normalmente. La más común y que incluye los datos completos de toda la operación.
- Factura Simplificada. Es una factura como la ordinaria, pero no incluyendo los datos del receptor y no se desglosa el IVA. Como autónomo la puedes utilizar cuando el importe es menor a 400 euros, siempre que el cliente no solicite la ordinaria, o de importes menores a 3.000 euros en el caso de comercios al menor u otros sectores como hostelería, restauración o peluquerías entre otros (Artículo 4 del Reglamento de facturación).
Aparte de estos tipos de factura, también existe la factura rectificativa, que es la que en el caso de haberte equivocado emitiendo una factura, es la que la sustituye, ya que, de forma general, una factura no se puede eliminar o corregir, sino sólo sustituir por otra.
Pero, ¿con qué herramienta hago la factura?
La forma de hacer la factura va a depender de lo que necesites, si es algo puntual o si necesitas estar haciendo facturas constantemente. En cualquier caso, tienes varias alternativas:
- Usar una hoja de excel y configurarla con el contenido básico, la pasas a pdf y la firmas con tu certificado digital o usar la opción de firma que llegará en breve de la mano de Google y que te contábamos en PYA hace unos días. En cualquier caso, ya tienes tu factura que puedes enviar por email al cliente.
- Utilizar un software de facturación. Actualmente existen muchas soluciones de pago por uso, que para autónomos que emiten pocas facturas sale a cuenta, ofreciendo además otras funcionalidades como presentación e impuestos y obligaciones contables.
Estas opciones van a cambiar en breve ya que los autónomos van a tener la obligación de emitir factura electrónica cuando facturen a otras empresas en el año 2025.
Para ese momento, el software de facturación debe adaptarse a los requisitos técnicos de Hacienda, y posiblemente el Excel no será una solución. En cambio, habrá una plataforma online abierta y gratuita de emisión de facturas desarrollada por el Estado.
Qué contenido mínimo debes incluir en la factura
Debes tener claro es qué campos son obligatorios al hacer tu factura, en ese sentido existe un contenido mínimo que debes incluir sí o sí (Artículo 6 del Reglamento de facturación):
- Datos del emisor. Como autónomo debes incluir tu nombre completo, tu DNI, tu dirección fiscal, siendo recomendable incluir datos de contacto como teléfono o email.
- Datos del receptor. Incluye todos los datos fiscales del cliente. Nombre, dirección y NIF o CIF.
- Fecha de emisión de la factura
- Número de factura. Como cada debe tener un número único y correlativo, por eso debes ser ordenado y tener control de las facturas emitidas.
- Detalle de los productos vendidos o los servicios prestados, con sus precios unitarios, resultando un total.
- Los impuestos y tributos a aplicar, normalmente son el IRPF y el IVA.
¿Qué impuestos tengo que poner?: IRPF e IVA
Como ves, la parte tributaria es un aspecto fundamental al emitir una factura como autónomo. Hay dos impuestos principales que debes considerar:
- El IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas), que son las retenciones que tienen que aplicar los autónomos profesionales en factura. Normalmente es el 15%, pero para los nuevos autónomos es el 7%.
- El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido), normalmente es el 21%, si bien tendrás que revisar de qué producto o servicio se trata, ya que algunos están exentos de IVA o se aplican tipos de IVA reducidos. En Canarias no se aplica el IVA sino el IGIC.
El cálculo del IVA y del IRPF de una factura puede ser sencillo, lo vemos con un ejemplo: si el total de la factura son 500 euros, debes restar las retenciones del IRPF, esto es 75 euros (15% de 500) y sumarle el IVA, 105 euros (21% de 500). El total de la factura sería 530; es decir 500 euros - 75 euros de IRPF + 105 euros de IVA.
Como puedes ver una factura no es complicada de hacer, pero conlleva una serie de implicaciones que hace que no sea algo que te debas tomar a la ligera, por lo que si tienes dudas, lo mejor es acudir a un profesional hasta que tengas los conocimientos suficientes para hacerlo tú mismo.