La firma digital es una pieza clave en muchos de los procesos de gestión de los autónomos y pequeñas empresas. La firma de contratos, de propuestas o proyectos, de presupuestos o de las propias facturas son algunos de los documentos que, ahora, con la digitalización de las empresas se firman electrónicamente.
El autónomo encuentra a día de hoy muchas alternativas para la firma digital de documentos, desde addons en el navegador, aplicaciones para pdf o herramientas online creadas expresamente para eso, pero ahora es Google quien ha decidido incorporar esta funcionalidad a sus documentos.
Google Docs integra la firma digital en sus documentos
Google ha anunciado entre los próximos lanzamientos de Google Workspace, la posibilidad de realizar firmas electrónicas en Documentos de Google, incorporando de forma nativa esta funcionalidad.
Según Google: “Esta nueva función permite a los usuarios solicitar y añadir de forma electrónica firmas legalmente vinculantes desde Documentos”.
Cada vez son más las empresas que han apostado por la suite de Google, en vez de Microsoft 365 o de las versiones ofimáticas de software libre, para gestionar su correo electrónico, mediante Gmail, espacio para compartir archivos, usando Google Drive, sus reuniones online, a través de Google Meet o la elaboración de documentos, tales como hojas de cálculo, con Google Sheets o de texto, con Google Docs.
¿En qué va a consistir la firma digital en Google Docs?
Con esta solución de firma electrónica se da un paso más para que las empresas y profesionales no tengan que salir del universo Google -tampoco sabemos si es del todo bueno- para gestionar el día a día de su empresa.
Básicamente, desde cualquier documento, ya sea Google Docs o Google Sheets, se podrá acceder mediante el menú de “Herramientas” a la opción “Firma electrónica”, pudiendo introducir la firma en la parte del documento que se quiera, con la opción de añadir los campos que se necesite, como “Firma, "Iniciales", "Nombre" o "Fecha de firma".
Igualmente, se va a incorporar una solución muy interesante que será la solicitud de firma de terceros, gestionando el circuito de firmas, recopilando las mismas y pudiendo ver el estado de las firmas pendientes. Esto es tremendamente útil para la firma de documentos por varias personas como contratos, convenios o acuerdos de colaboración.
También se permitirá la firma electrónica en el entorno de Google Drive, por lo que se podrá realizar la firma en documentos en formato PDF que se suban al espacio de Google Drive de la empresa.
De momento solo para los usuarios de Google Workspace
La integración de esta funcionalidad llega tras escuchar las aportaciones de los usuarios que demandaban poder firmar los documentos que se creaban en la plataforma de Google.
De momento, al tratarse de una versión en fase beta de desarrollo, en la que llevan trabajando desde junio de 2022, solo se va a integrar para los usuarios de Google Workspace, por lo que gran parte de las empresas que pagan por este servicio, sí podrán acceder a ella.
En este sentido, en esta fase inicial, los usuarios de Workspace Business o Enterprise podrán acceder al servicio pero no de forma automática sino mediando una solicitud de los administradores de la cuenta. Para esta solicitud, Google ha habilitado un formulario.
Una vez finalice esta fase de pruebas, complejas por la seguridad necesaria, posiblemente la firma digital de documentos dé el salto a la versión gratuita de Google Docs.