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Cinco consejos para gestionar el email en la Pyme

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Gestionar el correo electrónico dentro de la empresa es algo que aún a mucha gente le cuesta. Y no se trata de falta de formación, todos saben en mayor medida funcionar con Lotus Notes, Outlook o clientes similares tanto de escritorio como onlines.

El problema a la hora de gestionar el correo electrónico se basa en una serie de malos hábitos heredados de forma incosciente y que repercute en la productividad diaria. Ocupando más tiempo en gestionarlo que en las tareas reales.

Para ello os planteo cinco consejos para gestionarlo, intentando encontrar el equilibrio necesario para hacerlo una herramienta de trabajo y no un lastre para nuestra jornada laboral.

  • El correo electrónico no puede ser un lastre. Ya sea porque recibimos un par de email o cien al día, nunca podemos pasar una mañana dedicada al 100% a borrarlos o organizarlos pues nos provocará que perdamos el rumbo. Para ello fija periodos de consulta en los que leerás, contestarás y archivarás los mensajes. No estés a todo momento pendiente de él.

  • Crea filtros. La mayoría de clientes permiten crear filtros o reglas con las que poder, de forma automatizada, realizar acciones como enviar los correos de un proveedor a una carpeta especifica. Con esto podemos reducir el volumen de correos "importantes", pues directamente trasladamos los mensajes que de antemano sabemos que no son prioritarios (facturaciones, boletines informativos,...)

  • Realiza una visual rápida. En muchas ocasiones al ver el remitente o asunto del mensaje recibimos la información necesaria para saber la transcendencia del mismo. No hace falta abrirlo uno a uno.

  • Contesta todos los emails que sepas no te llevarán más de un par de minutos. Esto es importante pues hay muchos correos que sólo piden una fecha, dato u opinión.

  • Vacia la bandeja de entrada al finalizar tu jornada. Intentar dejarla a cero evitará llevarte a casa la preocupación de saber de que trataban, lo que decían o simplemente la preocupación de haberlo realizado o no. Además, cuando llegues al día siguiente evitarás tener emails atrasados molestando.

Y recuerda, adopta siempre las mejores practicas intentando cambiar todo lo que no estás seguro te esté funcionando como esperabas. Y es que el email debe ser una herramienta de trabajo y no una carga más.

En Tecnología Pyme | Alternativas para reducir el flujo de correo interno para ahorrar tiempo Imagen | Shareski

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