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¿Se puede entrenar para mejorar la productividad en la empresa?

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La productividad es una de las aspiraciones de toda empresa. Lograr sacar más trabajo adelante utilizando menos tiempo. Esto lo podemos lograr mejorando las herramientas que tenemos para trabajar, pero también con técnicas que nos ayuden a mejorar la productividad en la empresa, que como todo se puede entrenar y adiestrar para mejorar los mecanismos.

Una vez que ya hemos tocado techo con las herramientas que tenemos disponibles es el momento de empezar a pensar en otros programas que nos ayuden a mejorar, pero también alguna inversión en hardware, que permita hacer el mismo trabajo de forma más rápida. Este momento suele ocurrir cuando nos damos cuenta que nosotros vamos por delante de la herramienta que utilizamos, es decir, somos más rápidos que el ordenador que utilizamos o tenemos una máquina para hacer un trabajo concreto que nos retrasa.

Coordinación y organización

Este es uno de los aspectos básicos que podemos mejorar en casi todas las empresas. Por un lado tenemos la coordinación entre los distintos departamentos, donde son muchas las horas que se pierden a lo largo del año por malos entendidos, falta de coordinación entre diferentes empleados de la empresa que participan en un mismo proyecto.

Establecer los flujos de trabajo adecuados para nuestra organización ayuda a reducir estos malos entendidos y que a cada departamento le llegue el trabajo justo cuando tiene que intervenir. Si disponemos de herramientas que faciliten la creación de estos flujos será más sencillo, ya que se irá notificando a los distintos departamentos, se pueden ir creando hitos, etc.

Por otro lado está la cuestión de la organización del trabajo es fundamental. A veces queremos atacar muchos frentes a la vez, sin lograr avanzar en ninguno de ellos. Pero también solemos subestimar el tiempo que necesitamos para realizar un trabajo. Siempre pecamos de poner menos horas de las que luego se dedican y esto implica que se proyectan menos horas de las que al final se dedican. El resultado provoca que empecemos con retraso el siguiente proyecto.

Reuniones cortas y efectivas

En este sentido las reuniones de empresa son uno de los ladrones de tiempo que si no se organizan de forma efectiva suponen un gran problema. Creo que he probado a lo largo de años diferentes fórmulas y las más efectivas han resultados ser las reuniones cortas, de no más de 15 minutos y con un orden del día prefijado muy claro.

Una reunión sin un orden del día es un pozo negro para la productividad

Se pueden hacer tantas como se necesiten para coordinar y organizar un trabajo, pero no se deben alargar. Después hay que salir con una conclusiones claras, que ya podemos pasar por correo electrónico a todos los intervinientes para que quede claro el plan de ruta que ha salido de la misma.

Si tienen que intervenir empleados o responsables desde distintas ubicaciones la videoconferencia es la solución perfecta, pero todos tienen que tener reservado tiempo en sus agencias y una infraestructura adecuada para que se efectúe sin interrupciones. Hay que evitar en la medida de lo posible perder tiempo y dinero en desplazamientos.

Reducir las interrupciones

Por lo que se refiere al trabajo personal es importante tratar de establecer técnicas que eviten las interrupciones. Es mejor dejar el teléfono descolgado, avisar que no nos pasen llamadas durante 25 minutos y dedicarlos en exclusiva a hacer un trabajo que de otra forma acaba por dilatarse más de una hora porque hemos tenido que charlar durante cinco minutos con tres clientes diferentes.

Es fundamental aprender a manejar las urgencias de los clientes y poco a poco tratar de gestionar una agenda que nos permita trabajar durante ciertos intervalos sin ser constantemente interrumpidos. Devolver las llamadas y los mensajes una vez acabado el trabajo pendiente y volver a concentrarnos en la siguiente tarea.

Esta es la parte más complicada de entrenar, ya que no sólo influye a nivel interno, sino también con empresas y clientes con los que nos relacionamos y por eso requiere de un constante tira y afloja entre el cliente que quiere ser atendido inmediatamente y la necesidad de hacer las tareas que otro nos ha pedido, por lo que prestar atención a uno necesariamente significa dejar de trabajar para otro.

Utilizar técnicas de productividad personal

Organizacion Personal

Una vez que cada empleado tiene su trabajo asignado ya es una cuestión de organización personal que la empresa debe fomentar y premiar. Aquí tenemos que utilizar técnicas de productividad personal para ayudar a mejorar el trabajo, la concentración y ser más efectivos. Un ejemplo es la técnica Pomodoro para cuando es más complicado concentrarse en una tarea.

Si no disponemos de una herramienta común para la organización del trabajo tendremos que utilizar una lista de tareas, ya sea personal o para el departamento, donde queden fijados los trabajos que tenemos pendientes. Esto nos servirá para no olvidar tareas y en caso de que alguien se encuentre saturado que otro pueda ocuparse de ella.

Aquí cada uno tiene que aprender a organizarse para afrontar su trabajo con la mayor rapidez y efectividad posible. Muchas veces no es sencillo concentrase en entornos de oficinas abiertas, donde todo el mundo te puede pedir algo en un momento concreto, hay movimiento por la sala distracciones que te hacen perder el hilo, etc. Por eso tenemos que concentrarnos, trabajar para abstraernos de todo este movimiento a nuestro alrededor y acabar nuestro trabajo de forma rápida.

Descansos adecuados después del trabajo

Por último gestionar nuestros descansos de forma adecuada resulta fundamental. La concentración en una tarea y la cantidad de tiempo que podemos estar al 100% es limitada. Nuestro cerebro necesita fases de compresión y descompresión, de máxima concentración y de relax. De no pensar en nada del trabajo...

Por eso es fundamental no sólo descansar los fines de semana, sino tratar de olvidarnos del trabajo cuando salimos de la oficina, cuando cerramos el ordenador, etc. Nada de mirar el correo en el móvil nada más levantarse, de contestar correos a deshoras, etc. Todo esto facilita que lleguemos al trabajo más frescos, con la mente más clara y seamos capaces de resolver mejor los problemas.

No hay que afrontar todos estos puntos de golpe. Podemos concentrarnos en uno de ellos y cuando hayamos logrado mejorar, pasar al siguiente. Una vez que hemos mejorado la forma de trabajar es el momento de evaluar que herramientas nos ayudarán a mejorar la productividad mejorando la organización, coordinación, flujos de trabajo o favoreciendo la productividad personal.

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Imágenes | BarnImage | SCY

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