Las empresas y muchos autónomos están obligados a utilizar las notificaciones electrónicas como fórmula de relacionarse con la administración. Para ello se utiliza una Dirección Electrónica Habilitada (DEH). En muchos casos no se atienden estos requerimientos y notificaciones por lo que nos pueden sancionar con multas de hasta 600.000 euros, pero ¿cómo podemos evitarlo?
La imagen típica que vemos en muchas películas de no coger los avisos o cartas certificadas que nos llegan, de no darnos por enterado no hace sino agravar los problemas. No revisar dichas notificaciones se considera infracción grave y las multas van, dependiendo de la información solicitada, desde los 150 euros hasta los 600.000 euros.
¿En qué estado está mi notificación?
El problema es que no todo el mundo está entrando cada día, o en el peor casos cada semana para revisar si hay o no alguna notificación telemática en el buzón. A efectos legales, no hacer caso de nuestra DEH, es equivalente a rechazar una carta certificada en el domicilio. Y los plazos cuentan igualmente.
Una notificación puede encontrarse en los siguientes estados:
- Puesta a Disposición Sin leer: cuando el destinatario ha recibido la notificación en su buzón y está disponible para su aceptación y lectura, o rechazo.
- Leído Aceptada: si el destinatario ha accedido a la notificación y ha procedido a su descifrado y lectura correctamente.
- Rechazado Rechazada: si el usuario ha decidido no leer esa notificación de forma expresa.
- Rechazado de forma automática Rechazada: si ha transcurrido el plazo de 10 días naturales de validez de las notificaciones administrativas que establece la ley, sin que el ciudadano haya leído o rechazado la notificación.
Por lo tanto como mínimo una vez a la semana tendríamos que comprobar si tenemos algo en el buzón electrónico o no. El problema es que muchas empresas no tienen tiempo, pero sobre todo, no lo realizan como una rutina más.
Cómo estar al día con las notificaciones
Esta sería la primera opción, incluirla en las rutinas de cada día, igual que vamos a abrir nuestro correo podemos hacer una consulta a la DEH de forma diaria.
La segunda opción es integrarla con nuestras aplicaciones de gestión, algo que es posibles con diferentes aplicaciones de contabilidad o laborales que ayudan a las empresas en su día a día. Así estaría más a mano y siempre tendremos los avisos en las aplicaciones donde pasamos la mayor parte del tiempo.
Apoderar a un tercero es la opción más cómoda, cediendo la gestión de avisos a nuestro gestor. Lógicamente esto tiene un coste añadido, ya que la responsabilidad será suya. Y aquí también podemos estar cubiertos con sus seguros de responsabilidad civil en caso de que por un problema cualquiera no hubieran abierto la notificación y nos sancionen por ello.