Qué es el REA (Registro General de Apoderamientos) y por qué deberías utilizarlo en tu empresa
Las empresas y los autónomos muchas veces delegan una buena parte de la gestión de sus negocios en terceros especializados en determinadas áreas como pueden ser la fiscalidad, las nóminas o la prevención de riesgos laborales, por citar diferentes ejemplos. En muchos casos además de realizar el trabajo tienen que presentar diferentes liquidaciones o formularios en nuestro nombre y es aquí cuando nos interesa conocer la figura legal del apoderamiento, qué es el REA (Registro General de Apoderamientos) y por qué deberías utilizarlo en tu empresa.
El escenario más común hoy en día de una pyme que tiene contratada a una gestoría para que le lleve sus impuestos y presente liquidaciones de IVA, IRPF, etc. en tiempo y forma es que se les ha entregado una copia de su certificado digital para que lo utilicen con la administración electrónica. No es que actúen en nuestro nombre, sino que con dicho certificado electrónico suplantan nuestra identidad, con nuestro consentimiento, para hacer dichos trámites. Y esto puede generar diferentes problemas.
¿Qué es un apoderamiento?
En realidad un apoderamiento no es más que una habilitación que los ciudadanos pueden otorgar a terceros para actuar en su nombre en determinados trámites o actuaciones por medios electrónicos ante la Administración General del Estado y/o sus organismos públicos vinculados o dependientes.
Volviendo al ejemplo del asesor fiscal se autoriza a nuestra asesoría para que con su certificado digital y en nuestro nombre, presente los impuestos correspondientes de nuestra empresa. Hay una diferencia sutil pero muy importante.
Si existe cualquier problema o desacuerdo con nuestro asesor y mañana queremos dejar de trabajar con ellos bastaría con revocar el poder otorgado. Si les hemos facilitado el certificado, ¿cómo podemos saber que no van a seguir usándolo? ¿Qué ocurre si hay un error en la presentación? A efectos legales somos nosotros los que hemos presentado, no la asesoría.
¿Qué es el REA (Registro Electrónico de Apoderamientos)?
El REA permite hacer constar las representaciones que los ciudadanos otorguen a terceros para actuar en su nombre de forma electrónica ante la Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes.
El REA está regulado por el artículo 15 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la ley 11/2007 de 22 de junio. Es necesario disponer de un certificado electrónico para acceder a dicho servicio.
¿Qué puede hacer un ciudadano o empresa como poderdante por Internet?
- Crear un apoderamiento para uno o varios trámites. Se elige en qué trámites queremos que un tercero nos represente. Pero también ante que administraciones. Podemos elegir que nos represente ante la Administración General del Estado pero no en nuestro ayuntamiento.
- Revocar un apoderamiento, cuando ya no queremos que continúe dicha representación.
- Ampliar la vigencia de sus apoderamientos. En todo momento podremos consultar quién y para qué está apoderado en nuestro nombre.
En el caso de las empresas que ejercen la representación también podrían renunciar a sus apoderamientos si, por ejemplo, ha finalizado su relación comercial con dicho ciudadano, autónomo o entidad.
La Agencia Tributaria tiene su propio registro de apoderamiento, donde se puede otorgar a terceros para que realicen en nuestro nombre los trámites que deseemos ante dicha entidad. Pero por ejemplo, si utilizamos este registro, el mismo apoderado no tendría capacidad para representarnos ante la Seguridad Social.
¿Por qué facilitar una copia del certificado en lugar de apoderar a un tercero?
Lo cierto es que si jurídicamente tenemos una mejor cobertura jurídica apoderando a un tercero que entregando nuestro certificado para que se lo instalen en su ordenador, ¿por qué muchas empresas optan por esta práctica? Son dos los motivos principales, ya sea por comodidad y confianza hacia aquellos que nos representan.
Pero también por desconocimiento. Utilizar el REA es fácil, sencillo y cómodo. Solo necesitamos conocer unos datos del profesional o entidad que vamos a apoderar y el trámite está listo en 48 horas desde que se presenta. Y en caso de los ciudadanos que no dispongan de certificado digital es un trámite que también se puede realizar de forma presencial.