reuniones

Dicen que uno sigue siendo joven mientras mantiene viva la capacidad de sorprenderse. Pues bien, yo debo seguir siéndolo, ya que a día de hoy, y tras muchas horas de vuelo, sigo quedándome pasmado cuando en una reunión de trabajo, en una entrevista, etc, veo que hay gente que, por sistema, no coge notas, no apunta nada. No tengo muy claro si esto se debe a que tienen una memoria prodigiosa, a que les da apuro, a que son vaguetes o a que piensan que puede resultar intimidatorio para alguien. No lo sé. Pero tengo claro, que salvo en casos más bien formales, de poco contenido, o en entornos muy protocolarios, conviene tomar notas. ¿Por qué?

Pues por múltiples razones, que me resulta difícil sintetizar en una sola que las englobe a todas, y de las que me he ido convenciendo a lo largo de mi experiencia profesional. Hay desde motivos prácticos hasta de educación, pasando por alguna que otra paranoia mental mía A continuación, y sin ánimo exhaustivo os resumo cinco razones para tomar notas en las reuniones.

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Las reuniones de empresa, esa gran asignatura pendiente la cual muy pocos valoramos y que en muchas ocasiones desde el punto de vista empresarial tan poco aportan al desarrollo realmente importante que tenemos que conseguir con ellas.

Normalmente los grandes directivos comentan que la mejor forma de hacer las reuniones importantes es en ambientes distendidos y relajados: campos de golf, yates, comidas o cenas; pero como seguramente no será así en la gran mayoría ¿Cómo podemos conseguir que una reunión se ejecute de la forma más adecuada posible?

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En Ahorro Diario, también se preocupan por el recorte de gastos empresariales. Nuestro compañero mt nos cuenta cómo podemos ahorrar en los viajes de empresa con el uso de las vídeoconferencias.

Y en estas mismas páginas, Pablo nos hablaba hace unos días de la inversión de tendencia en las reuniones de empresa en pro de las videoconferencias. Pero la verdad sea dicha, a mí no me gustan ni poco ni mucho abusar de su uso por diversos motivos.

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Los sistemas de videoconferencia van llegando poco a poco a todas las oficinas. En esta época, están siendo impulsados tremendamente por los planes de recorte de gastos que están aplicando numerosas empresas, por lo que algo que antes era considerado como ciencia ficción, ahora es cada vez más una realidad.

A mi me parece que la tecnología ha avanzado ya lo suficiente como para permitir que nos reunamos varias personas a través de un sistema de videoconferencia y que no notemos la diferencia con una reunión presencial. Bueno, sí, hay una que no podremos salvar, como es tomarnos un café con alguno de los asistentes antes o después de la misma. Sin embargo, en mi opinión, no está de más que vayamos considerando hacernos con algún sistema de videoconferencia para aprovechar las ventajas que nos ofrece a la hora de organizar reuniones. También nos viene bien estar al día por si algún día un cliente importante nos lo pide, no vaya a ser que perdamos una buena oportunidad de negocio:

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El hipopótamo es un animal aparentemente simpático. De apariencia bonachona. Y, sin embargo, lo que la mayoria de la gente no sabe es que se trata de uno de los animales más fieros, más mortíferos, que existen. Vamos, que unos se llevan la fama, y otros, como es el simpático hipopótamo, carda la lana. Las (nos) mata callando.

Pues igual de mortal, de peligroso, a la par que discreto es el llamado efecto Hippo en las reuniones de trabajo. Cuando este Hippo ataca, la reunión puede darse por muerta en muchas ocasiones, especialmente si de lo que se trata es de obtener ideas novedosas, de generar debate, de involucrar a los miembros del equipo, etc…el Hippo se merienda todo esto, y luego se fuma un puro.

¿De que Hippo hablamos?

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Reuniones, reuniones, y más reuniones. Clientes, proveedores, socios, colaboradores… reunirse es el deporte nacional, y también una soberana pérdida de tiempo en la mayoría de las ocasiones. Porque si bien es cierto que hay muchos temas que tratar en conjunto con otras personas, no es menos cierto que la presencia física no es necesaria en la mayor parte de los casos. Y juntarse físicamente tiene obvios inconvenientes logísticos (ajustes de agenda, desplazamientos, etc.) que suponen costes directos y costes de oportunidad.

Afortunadamente, el desarrollo de la tecnología ha permitido que estén a nuestra disposición herramientas para simular espacios virtuales que, quitando el apretón de manos, suplen con solvencia la mayoría de las necesidades derivadas de las reuniones: compartir documentos, mostrar presentaciones, transmitir imagen y sonido…

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