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Usar las redes sociales para colaborar internamente

Usar las redes sociales para colaborar internamente
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Hoy en día se pueden encontrar muchos consejos sobre cómo usar las redes sociales (Facebook, LinkedIn o Twitter) para darle publicidad a tu negocio y llegar a posibles consumidores, empleados o socios. Sin embargo, también podemos hacer uso de las mismas herramientas y obtener los beneficios de usarlas para propósitos internos.

Una pequeña empresa puede no necesitar Facebook pero la tendencia que se está siguiendo a que sus miembros estén en distintos puntos del mapa o los empleados tengan la oportunidad de trabajar a distancia hace que surja la necesidad de que los mismos trabajadores estén mejor comunicados entre ellos. Una misma oportunidad de negocio puede surgir en diversas localizaciones y ser igual de próspera en ambas y no es difícil ver a pequeñas y medianas empresas localizadas en varias Comunidades Autónomas. Afortunadamente existen muchas herramientas de colaboración y redes sociales que nos pueden ayudar a realizar el trabajo diario.

Las herramientas básicas y las más populares suelen ser cinco:

Herramientas para compartir archivos. Es también uno de los usos más frecuentes en Internet pero también de la gente que trabaja en grupo. Es inevitable compartir archivos de una forma más especializada que lo que el e-mail permite. Es un comienzo y una de las primeras necesidades. • Blogs. Los blogs se han convertido en una buena forma de compartir conocimientos individuales de una experiencia o un proyecto, así como un canal excelente de discusión. • Wikis. Si la necesidad es crear una documentación a lo largo del tiempo las wikis son una gran opción, aunque muchos indican que se necesita a una persona que trabaje en ella para que no se conviertan en algo caótico y se pierda su uso. • Microblogging. La mensajería instantánea está bien, incluso Skype puede resultar útil si se trata de una videoconferencia pero para la interacción de un grupo de más personas el Microblogging es más adecuado. Es importante ver cuándo es o útil y cuando no, por ejemplo, pierde mucha utilidad en discusiones más complicadas por el límite de caracteres al escribir. • Foros. Son probablemente los más antiguos de esta lista y comienzan de una forma sencilla: una pregunta. Pueden ser muy útiles de cada a discutir una idea pero a veces puede llegar a ser difícil buscar una respuesta concreta.

Pero lo importante no son sólo las herramientas sino los objetivos. Dependiendo de la necesidad que nos surja cubrir elegiremos una herramienta u otra. Los objetivos que podemos querer alcanzar son:

Crear una fuente de información. Si quieres que la atención al cliente que prestas sea siempre la misma, sin depender del empleado que le trate, una wiki puede ser muy útil para mantener esa información al día. • Brainstorming. La innovación es algo necesario tanto a la hora de evolucionar como para reducir costes y los blogs y los foros suelen dar esa información muy rápidamente, además de ser un espacio apto para discutir las ideas que vayan surgiendo. • Compartir documentos con clientes y socios. Puede que encontrar la manera de compartir documentos internamente sea más fácil pero si lo quieres compartir "hacia fuera" hay muchos servicios basados en la web que pueden ser de ayuda. • Mantener a los empleados siempre conectados. Es el objetivo principal de las redes sociales. Puede ayudar a mantener a los empleados conectados a un nivel más personal.

Hay muchas opciones para llegar a conseguir estos objetivos u otros. Desde el famoso Google Apps hasta Microsoft SharePoint "BPOS", Central Desktop, Yammer, Wordpress, Atlassian Confluence... Hay muchísimas opciones disponibles dependiendo de las necesidades que tengas.

En Pymes y Autónomos | La empresa en las redes sociales y La web de la empresa y las redes sociales Foto | ChrisL AK

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