Como es bien sabido, en todos los ámbitos de la vida, los excesos suelen ser malos, el ámbito empresarial no es la excepción.
Algunos empresarios, pecan de exceso de celo cuando se trata de controlar las actividades de la empresa. Por supuesto que el jefe es el encargado de que las cosas marchen según deben, pero hay formas y formas de llevar ese control.
Me voy a poner en el papel de un empresario excesivamente controlador, si alguien se ve reflejado, ya sabe que debe corregir.
Llego a la oficina a primera hora y leo todos los emails que llegan a mi correo, y al resto de las cuentas de empresa de todos los empleados. Los empleados saben que yo leo esas cuentas, por lo que saben que no deben usarlas para sus cosas personales, para eso ya tienen internet, y desde internet pueden acceder a sus propias cuentas en hotmail o gmail sin restricciones; pero las que llevan el dominio de la empresa las leo todas.
Dos horas después de acabar de leer todos los emails, con los ojos doloridos, autorizo a mis empleados a que den respuesta a los que tienen en sus respectivas cuentas; ya saben que deben mandarme siempre copia oculta a mi correo de cada respuesta; que las revisaré al finalizar el día.
Con los faxes y el correo postal, el proceso es similar, no sale de la oficina ningún fax sin mi firma o mi visto bueno, si es urgente y no estoy en la oficina, escanean el fax y me lo envían al correo electrónico y me llaman al móvil para avisarme de que tengo correo urgente.
Si algún cliente llama por teléfono para que se le resuelva una duda, los empleados están autorizados a responder, pero han de tomar nota de la petición del cliente y de la respuesta que le han dado, y cuando yo llegue ponerlo en mi conocimiento.
Si hay que elaborar algún presupuesto, los técnicos se ocuparán de ello, y luego lo revisaré con ellos antes de remitirlo al cliente.
El material de oficina que se gasta habitualmente está preestablecido, a principio de cada mes se hace inventario del que queda y se decide que es lo que habrá que pedir para el mes siguiente, se pedirá una vez tenga mi visto bueno, cada compra extra que sea necesaria por algún imprevisto deberá contar con mi visto bueno.
El material necesario para dar servicio a los clientes se comprará con arreglo a los presupuestos que el cliente haya aceptado y yo haya autorizado, si se deteriora o se pierde algún material, ha de ser puesto en mi conocimiento de manera inmediata, aunque se puede efectuar el pedido antes de que yo de mi vsisto bueno, si es una urgencia.
Las vacaciones, altas y bajas de mis empleados han de ser puestas en mi conocimiento de forma inmediata, las vacaciones han de ser comunicadas con un mínimo de dos meses de antelación, de tal manera que se pueda tener siempre a la vista en el calendario de la empresa quien está de vacaciones y cuando; debiendo siempre quedar al menos dos personas de cada departamento.
Las nóminas de cada empleado las comprobaré yo el dia 25 de cada mes, o el último laborable anterior, ninguna nómina se pagará si no lleva mi firma. Del mismo modo no se autoriza ningún pago a proveedores que no esté firmado por mí.
Todos los vehículos de empresa llevan gps y graban todos los recorridos, se puede utilizar el vehículo para hacer la compra de camino a casa una vez al mes, como único uso personal permitido del vehículo. El día 15 de cada mes contrastaré las rutas de GPS con las hojas de trabajo de los empleados, se pedirá justificación al empleado si hay discrepancias, si no hay una urgencia que justifique el uso imprevisto del vehículo, se detraerá de la nómina del empleado en cuestión una cantidad correspondiente a 50 centimos de euro, por kilómetro de más o fracción.
Todas las facturas de teléfono de los empleados pasarán por mis manos, y se detraerán de su salario los costes de las llamadas personales efectuadas, y la parte proporcional de las cuotas de conexión.
Todas las llamadas personales efectuadas desde los teléfonos fijos de la empresa tendrán el mismo trato, en caso de que “nadie” haya hecho una llamada se llamará a ese número para ver a quien corresponde y se detraerá el doble del coste de las llamadas al empleado que las haya efectuado.
Una semana antes de la presentación de alguna declaración tributaria, me reuniré con el equipo contable para dar el visto bueno a las cuentas y los balances, autorizando los pagos de impuestos que sean necesarios.
Ni que decir que todas las operaciones financieras han de tener mi firma y autorización, ya sean pagos de intereses, peticiones o liquidaciones de crédito.
Con todas estas medidas está claro que está en mi mano el control de la empresa.
Con todo este control podréis imaginar que el estrés al que estaría sometido sería insufrible, la manera de evitarlo es sencilla (al menos en teoría), delegar aquellas decisiones menos importantes o transcendentes, dar una serie de directrices de trabajo de lo que se debe hacer y como, y dejar a la gente un cierto margen de error.
En Pymes y Autónomos |El control de la gestión empresarial, la asignatura pendiente
Imagen | Fran Carreira