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Divide y vencerás, así mejora tu productividad dividiendo tus tareas pendientes

Divide y vencerás, así mejora tu productividad dividiendo tus tareas pendientes
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Una de las razones por las que me gusta el método Pomodoro es porque me permite dimensionar mejor el trabajo que tengo pendiente y las horas que me quedan por delante. También facilita que me pueda concentrar en su ejecución. Pero no menos importante es que me obliga a dividir una tarea pendiente en diversas partes más pequeñas, lo que me ayuda a mejorar con la productividad de forma notable.

Porque lo habitual cuando se trabaja en la empresa es que un trabajo pendiente nos lleve varias horas, o incluso varios días. Esto provoca que si tenemos una acumulación de tareas, se vayan intentando despachar aquellas que son más cortas, para ir despejando el camino. Y al final es un error, porque nos queda por delante un trabajo ingente, esa gran tarea en la que no se ha avanzado nada. Esto crea ansiedad y penaliza nuestra productividad.

El proyecto que parece inabarcable y no tiene fin: cómo afrontarlo

Por eso es fundamental dividir ese proyecto que tenemos entre manos en diferentes subtareas, que sean más sencillas de ejecutar, pero también que nos lleven menos tiempo. Seguramente no vamos a tener todo el día para dedicarnos a ella. Pero si vamos segmentando, si podemos ir avanzando y al final del día hemos dedicado tres o cuatro horas, en diversas subtareas y el trabajo avanza.

Crear subtareas que se puedan finalizar en el día facilita la ejecución y el avance en los proyectos

Otra cuestión fundamental es marcar hitos importantes de la tarea o proyecto según las fechas de finalización previstas. De esta forma tenemos un día marcado en el calendario en el que sabemos que tiene que estar acabada determinada fase, otro más adelante, donde debemos tener otra pendiente, etc.

En definitiva de lo que se trata es de ir avanzando porque siempre es más fácil ejecutar un trabajo cuando ves el final. De esta forma si se va avanzando, este proyecto pendiente no se convierte en algo inabordable que vamos posponiendo de forma indefinida hasta tener ese tiempo libre para dedicarle que pocas veces se tiene en la empresa.

Si eres capaz de trabajar sin interrupciones durante 25 minutos en una sola tarea tu productividad se dispara

Existen muchas formas en las que podemos organizarnos. Puede que incluso nuestra empresa ya nos ofrezca alguna de ellas. Podemos empezar por lo más sencillo, como sería una lista de tareas y si vemos que no es suficiente utilizar un gestor de proyectos. Lo importante es dedicar un mínimo tiempo a planificar el avance en nuestro día a día.

El método Pomodoro no es el único que se puede utilizar, pero para mi tiene la gran ventaja del entrenamiento en dividir el trabajo. Casi ninguna tarea en la empresa nos va a durar 25 minutos, por lo que nos ayuda a comenzar a dividir el trabajo de forma habitual. De esta forma cuando nos llega un proyecto más largo, implica que ya tenemos el hábito de trocear las tareas y podemos planificarlo para ir avanzando día a día.

Además, nos puede ayudar a trabajar sin interrupciones. Si tenemos la posibilidad de tener 25 minutos concentrados en una tarea, sin llamadas y sin correo, el resultado para nuestra productividad puede ser sorprendente. Luego, en los cinco minutos de descanso podemos devolver las llamadas que hemos tenido o contestar los mensajes de correo.

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Imagen | StartupStockPhotos

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