Qué necesitamos si queremos monitorizar el rendimiento de los empleados que teletrabajan o están en la oficina
Una de las dudas que tienen en muchas empresas cuando los empleados por cualquier circunstancia tienen que trabajar desde su casa es si realmente están cumpliendo con su cometido. Normalmente se utiliza un programa que nos ofrece la información necesaria. Pero además hay que cumplir ciertas obligaciones formales a la hora de hacerlo. Vamos a ver qué necesitamos si queremos monitorizar el rendimiento de los empleados que teletrabajan o están en la oficina.
El modelo de control más básico tiene que ver con el cumplimiento de horarios, no de tareas. Para ello es indispensable que el empleado que trabaja desde casa pueda realizar su registro horario, algo por otro lado obligatorio por ley desde hace unos años.
¿Cómo controlar las tareas de un empleado en remoto o en la oficina?
Existen muchos modelos de teletrabajo. Si hablamos de un horario que implica trabajar desde casa más del 30% de las horas, según la ley del teletrabajo sería recomendable firmar un acuerdo con los empleados donde deberían estar detallados todos los aspectos, desde cómo se conectan, quien les facilita los equipos, cómo se va a controlar el cumplimiento de las tareas, etc.
En el caso de que el tiempo que se pasa trabajando a distancia sea menos de este 30% no sería de aplicación la ley del teletrabajo, pero su muy recomendable que los empleados y la empresa firmen un acuerdo o pacto que regule todos los aspectos inherentes al teletrabajo.
Respecto a la instalación de programas en ordenadores propiedad de los empleados, hay que tener en cuenta que la Agencia Española de Protección de Datos si esas prácticas son adecuadas o no a la necesidad que se va a realizar, la idoneidad, es decir, que sea la alternativa menos intrusiva o la proporcionalidad, que la monitornización sea la mínima posible para mantener la intimidad del empleado.
Igualmente, es imprescindible el consentimiento expreso del usuario, después de que se le haya comunicado todas las características de eses programa.
No es lo mismo un programa de monitorización que de conexión
Existen muchos programas de conexión que ofrecen informes a las empresas de en qué gastan su tiempo los empleados cuando están en casa. Otras de las soluciones están pensadas para medir la productividad tanto en la empresa como en cualquier equipo remoto.
Esta sería una de las alternativas más factibles. Se facilita un programa de conexión remota, por ejemplo, una VPN, para que las conexiones entra el domicilio del empleado y la empresa sean seguras. Y una vez dentro de la red local de la empresa, el empleado se conecta por escritorio remoto, o cualquier otro programa al servidor o un ordenador de la empresa.
Porque lo cierto es que el empleado se puede negar a que le instalen en su ordenador personal un programa que monitorice o mida la productividad, ya que puede resultar demasiado invasivo. Si el equipo lo ha facilitado la empresa, la cuestión ya es diferente, puesto que se supone que solo de va a utilizar para cuestiones laborales.
A efectos prácticos, es la opción menos intrusiva y legalmente más segura si lo que deseamos es establecer un control sobre las tareas de los empleados que no están presentes en la oficina. Si por el contrario utilizan sus equipos personales y se establece una relación de confianza entre ambos, no será necesaria dicha aplicación de monitorización.