¿Cómo calcular las retenciones a cuenta a los empleados en tu empresa?

¿Cómo calcular las retenciones a cuenta a los empleados en tu empresa?
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El IRPF, aunque es un impuesto que recae directamente en los trabajadores, se abona por las empresas a través de las retenciones a cuenta. Son pagos anticipados del IRPF, que posteriormente se regulariza cuando se presenta la declaración de la renta, entre abril y junio del mes siguiente.

Lo normal, aunque no siempre sucede así, es que las empresas ajusten al máximo posible las retenciones del IRPF en las nóminas para que el resultado de la declaración de la renta sea más fiel a la realidad (es decir, haya poca diferencia entre las retenciones y el resultado del IRPF). Pero, ¿cómo se puede calcular el impuesto? A continuación, te lo contamos.

El modelo 145, de comunicación de datos al pagador

El IRPF es un impuesto que depende de las circunstancias del trabajador: si tiene o no hijos, si tiene ascendientes a su cargo, si está casado, si tiene un grado de discapacidad, etc. El trabajador debe comunicar a la empresa cuáles son sus condiciones actuales a través de la presentación del modelo 145.

A través de este documento, el contribuyente comunica al pagador, que habitualmente su empresa, su situación personal y familiar actual, y si ha habido algún cambio con respecto a la última información recabada por la empresa. Estos datos determinarán el porcentaje de retención a aplicar en la nómina del trabajador.

Este modelo consta de siete apartados:

  • Datos personales y situación familiar, donde deberás incluir tu nombre, apellidos, DNI y tu situación personal, como por ejemplo si tienes algún tipo de discapacidad, además de hacer constar si puedes aplicar una deducción por movilidad.
  • Tipo de situación: si estás soltero o casado y, en este caso, si tu cónyuge obtiene rentas superiores a 1.500 €. Aquí también constará si tienes o no hijos.
  • Hijos y descendientes. Si tienes hijos menores de 25 años que no tengan ingresos superiores a 8000 euros o mayores de 25 años con discapacidad, debes hacerlos constar en este apartado. Así la empresa sabrá cuál es tu mínimo familiar y personal en la renta para adaptar las retenciones en tu nómina.
  • Ascendientes mayores de 65 años o menores de esa edad con algún tipo de discapacidad, siempre que estos convivan contigo. Como en el caso anterior, este dato alterará el mínimo personal y familiar, lo que afectará al resultado de la renta y, por lo tanto, a las retenciones que deben practicarte.
  • Pensiones compensatorias. En caso de pagar una pensión compensatoria a favor del cónyuge o anualidades por alimentos en favor de los hijos, debes reflejarlas, pero solo si son fruto de una decisión judicial. Si es un acuerdo verbal entre las partes, esas pensiones no computan en la renta.
  • Pagos por la adquisición o rehabilitación de la vivienda habitual que den derecho a deducir en el IRPF. Esto únicamente aplica a las adquiridas o reformadas antes de 2013.

Cómo calcular las retenciones a cuenta

Una vez tengas la información sobre las circunstancias personales de cada trabajador, estás en disposición de calcular sus retenciones a cuenta en la nómina. El primer paso es calcular la base de retención, donde constarán todas las percepciones salariales de la nómina, a excepción del salario en especie.

Posteriormente, es necesario calcular el tipo de retención aproximado del trabajador según sus circunstancias. La Agencia Tributaria dispone de una calculadora de retenciones donde se podrá saber el tipo de retención aplicable, una vez introducidos todos los datos relativos a las circunstancias del trabajador.

En algunos casos, especialmente, si el trabajador se ha incorporado recientemente a la empresa y esta no tiene todos sus datos, la empresa puede aplicar libremente el tipo de retención, aunque con algunas limitaciones:

  • No puede ser negativo.
  • Ha de ser siempre superior al 2 por ciento en caso de contratos de menos de un año de duración (0,8 por ciento para trabajos realizados en Ceuta o Melilla).
  • No puede ser inferior al 15 por ciento en relaciones laborales especiales de carácter dependiente (6% para trabajos efectuados en Ceuta o Melilla).
  • Los límites aplicables a los rendimientos del trabajo que se deriven de relaciones laborales especiales de carácter dependiente no son aplicables si los trabajadores son penados o discapacitados.

Además, el trabajador podrá solicitar un tipo de retención más elevado a su empresa, según el artículo 88.5 del Reglamento del IRPF. Deberá pedirlo por escrito el trabajador y se aplicará, al menos, hasta final de año. No obstante, el trabajador puede renunciar por escrito al nuevo tipo o solicitar de nuevo otro más elevado. Además, por supuesto, si hay circunstancias que determinen uno más alto, deberá subirse.

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