Si de verdad queremos aumentar la productividad, mejor que semana de cuatro días, semana sin reuniones en la empresa

Si de verdad queremos aumentar la productividad, mejor que semana de cuatro días, semana sin reuniones en la empresa
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Uno de los ladrones de tiempo habituales en las empresas son las reuniones. No es que no sean necesarias, sino que se comen mucho más tiempo del necesario en la mayoría de las ocasiones. Y esto afecta a la productividad de los participantes. Uno de los principales alicientes para implantar la semana de cuatro días para las empresas es la mejora del rendimiento de los trabajadores que logramos. Pero si de verdad queremos aumentar la productividad, mejor que semana de cuatro días, semana sin reuniones en la empresa.

Esta teoría está avalada por los resultados obtenidos en un estudio del MIT que analizó el impacto que tiene en la productividad dejar días en la semana sin que se realice ninguna reunión. Los resultados fueron sorprendentes, ya que dejar tres días a la semana sin reuniones aumenta un 73 % la productividad de las empresas y mejora la salud mental de los trabajadores hasta en un 57 %.

¿Por qué nos reunimos tanto?

No todas las empresas tienen este problema de exceso de reuniones, agravado porque además suelen ser improductivas. Es decir, se saca poco en claro, se alargan mucho más tiempo del previsto y obligan a volver a reunirse al poco para tratar los mismos temas.

Lo cierto es que se realizan malas prácticas durante las reuniones que impiden que algo que es necesario y tiene que ayudar a mejorar la comunicación de los equipos, se convierta en sí mismo en un problema. Los principales errores que se pueden cometer son:

  • Convocar a demasiadas personas. Lo ideal es que haya entre tres y cinco participantes, que luego actúen como palanca de transmisión para el resto de sus equipos.
  • Fijar la reunión a primera hora del día, ocupando con ellas las horas en las que habitualmente somos más productivos. La reunión mejor por la tarde, con un horario  acotado y a principios de la semana para poder comprobar durante la misma que lo acordado se va cumpliendo.
  • Dilatar las intervenciones y no saber poner fin a las discusiones. Esto puede hacer que una reunión se alargue hasta el infinito.
  • Permitir distracciones. Si estamos en una reunión, no se atiende al móvil, no se cogen llamadas. Se atiende a la persona que está hablando en ese momento.
  • No establecer un orden del día claro. Es mejor establecer pocos puntos y claros, que muchos que no lleguen a concretarse.
  • No tener un acta de la reunión donde se resuman los acuerdos a los que se han llegado de manera que se complica mucho la posibilidad de hacer un seguimiento según avanza la semana.
  • No acotar la reunión. Se empieza a una hora y hay que ser puntuales. Pero también se acaba a una hora concreta y hay que zanjar los puntos del orden del día. Este tiempo limitado ayuda mucho a ser concretos y centrase en los temas importantes.

¿Reuniones virtuales o en persona?

Con la pandemia uno de los cambios más relevantes ha sido pasar de reuniones presenciales a virtuales en muchos casos. El problema está en que si no organizamos bien y se convierten en una pérdida de tiempo las presenciales, en el campo virtual pasará lo mismo.

Sin embargo, hay otro factor interesante que muchas empresas han sabido aprovechar. Reuniones virtuales cortas, para tratar temas muy concretos, que evitan hilos de correos infinitos y ayudan a centrar un tema de forma rápida. Y sin tener que desplazarnos.

Esto hace que en muchas ocasiones, lleguemos a las reuniones presenciales con todo mucho más concretado y lo que falte sea el acuerdo final. Esto ayuda mucho a ahorrar tiempo de viajes y desplazamientos y menos estrés laboral.

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