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El papel no va a desaparecer a corto plazo en las empresas

El papel no va a desaparecer a corto plazo en las empresas
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Todos estamos encantados con laas nuevas tecnologías, la destrucción del papel a corto plazo, la banca electrónica... De acuerdo, en la teoría perfecto y de puertas de la oficina hacia afuera también, pero cuando nos enfrentamos a los procesos administrativos dentro de la empresa, las mesas siguen llenas de papeles y muy pocas pymes prescinden lo máximo posible del papel y de la organización documental física.

Los procesos a los que se enfrenta la empresa, sea del segmento que sea, requieren el manejo de ingentes cantidades de papel y el principal problema para llevar a cabo una buena automatización de los procesos en la empresa lo tenemos en la gestión documental y en el tratamiento de los procesos administrativos y contables en la empresa. ¿Cómo puedo olvidarme del papel de verdad?

Gestión documental integra


No tiene sentido que la empresa emita o reciba facturas electrónicas si no tiene un buen sistema de gestión documental. Dicho software debe cubrir las necesidades de búsqueda de documentos, la asociación de la factura con su documento acreditativo de pago, disponer de un buen escáner y poder imprimir múltiples veces todos los documentos que necesitemos.

Además, el programa de gestión contable que usemos debe estar integrado también con la gestión documental de manera que podamos consultar qué documentos justifican un apunte contable sin necesidad de volvernos locos. Este sistema requiere a la vez un buen escáner y un buen sistema de digitalización de documentos para que la base de datos documental esté completamente actualizada y accesible.

El coste del ERP frente al ahorro en costes


Un software de gestión documental como el que cito, junto con una integración de contabilidad, facturación y RRHH tiene un coste importante. Mucho, hasta tal punto que la mayoría de pymes no amortizarían esta inversión en muchos años, por más ahorro en costes y tiempo que recorten a sus procesos.

En este sentido, la gestión documental a medias y la recepción de unas facturas electrónicas y otras no, o incluso la duplicidad de archivos que tienen algunas empresas entre organización documental en papel o ficheros PDF en miles de carpetas por los servidores de las empresas solo consiguen entorpecer las labores de administración dentro de la empresa.

Adaptación tecnológica a tus clientes


Por último, en muy pocas empresas se realiza una adaptación real a las necesidades del cliente. Por ejemplo, muchos comercios minoristas podían comenzar a establecer sistemas de facturación por email a sus clientes en lugar de entregarles el ticket de caja o un link en un SMS o MMS para la descarga de toda la documentación de una compra, como puede ser la garantía, el contrato de servicios o la propia factura.

A nivel tecnológico tenemos mucho que avanzar para llegar a erradicar el papel. Hay que invertir en sistemas ofimáticos adecuados pero siempre dentro de las necesidades reales de las empresas. Y la mentalidad actual de muchos empresarios no favorece un aumento significativo de estos mercados para que los costes se abaraten lo suficiente ¿cómo gestionáis administrativamente vuestra empresa?

En Pymes y Autónomos | Muy pocas pymes españolas utilizan la factura electrónica, Destruye tus facturas en papel
Imagen | Colectivo Mamembe

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