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Cómo preparar tu empresa para los picos de trabajo a la vuelta de Semana Santa

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Cómo preparar tu empresa para los picos de trabajo a la vuelta de Semana Santa

A la vuelta de las vacaciones de Semana Santa se abre el plazo de la campaña de la RENTA. Es un momento de mucho trabajo para las Asesorías y Despachos, pero también para otros sectores que afrontan picos importantes de trabajo. Es fundamental que todo funcione perfectamente para poder asumir dichos picos. Por eso vamos a ver cómo preparar tu empresa para la vuelta de Semana Santa.

Lo primero que debemos tener en cuenta es si podemos permitirnos o no un par de días de parada. La campaña de RENTA va a venir, como ha ocurrido otros años, con multitud de ataques destinados a ganarse la confianza de los usuarios con web falsas para que entren e infectar a los equipos. En este sentido hay que tomar dos precauciones, por un lado prevenir a los empleados para que ante la mínima sospecha no abran correos ni descarguen archivos y mucho menos ejecuten aplicaciones.

Por otro lado hay que tener un sistema de copias de seguridad bien engrasado. No basta con pensar que se hacen las copias, sino que además hay que comprobar que la información se copia correctamente, que se puede recuperar y que siempre vamos a tener una copia buena a salvo de cualquier percance.

Por lo que respecta a los sistemas informáticos dos son las principales precauciones a tener en cuenta. Por un lado los puestos de trabajo deberían ser lo más ágiles posibles. Es ahora cuando realmente un equipo lento va a penalizar la productividad, donde el tiempo de refresco de pasar de una pantalla a otra supone un calvario, especialmente cuando el empleado siente que va más rápido que la propia máquina.

Y después tenemos que tener en cuenta los servidores y red de comunicaciones. No nos podemos permitir que una actualización o una mala configuración dejen los sistemas bloqueados. Es fundamental tener una infraestructura que facilite la agilidad necesaria para que la información se transmita de forma rápida. Si trabajamos en la nube, la conexión a Internet será clave y en este sentido hay que tener previsto cómo nos afectaría un corte de la misma.

Por último es fundamental mejorar la comunicación y coordinación a nivel interno. En muchas ocasiones es aquí donde se pierde el tiempo en los proyectos. Saber dimensionar adecuadamente, pero también comunicarse con los demás, que los cambios se transmitan es clave para lograr mejorar. Y este es uno de los puntos débiles de muchas organizaciones, a las que no se suele dar la importancia debida.

En Pymes y Autónomos | Declaración de la RENTA a la vista, ¿tenemos todo preparado?

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El trabajador multitarea no es tan productivo

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El trabajador multitarea no es tan productivo

Estamos frente al ordenador, en la pantalla tenemos diez ventanas abiertas y ninguna para ver una puesta de sol. Nuestro propósito era escribir un artículo, editar una imagen, consultar un correo importante y enviar un presupuesto.¿Resultado? Hemos dejado sin terminar la mitad de las tareas.

Establecer una prioridad es lo importante. A veces, como un acto compulsivo tendemos a revisar el correo electrónico unas diez veces. No sirve para nada ni vamos a adelantar trabajo. Sí, llegan cada cinco minutos pero ¿es necesario revisarlos? No.

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Trabajar el enfoque en la tarea en la era de las notificaciones

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Trabajar el enfoque en la tarea en la era de las notificaciones

Uno de los principales problemas a la hora de lograr concentrarse en el trabajo que tenemos pendiente son las constantes interrupciones que tenemos. Estas pueden estar provocadas por causas externas, achacables a otros, o también por nuestra parte, al ir saltando de una tarea a otra sin control. En ambos casos es necesario trabajar el enfoque en la tarea.

La primera parte tiene que ver con la forma de trabajar del empleado. Empezamos una tarea y antes de acabar hemos comenzado con otra. Es una mala práctica que no permite centrar toda nuestra atención en lo que estamos haciendo. El problema muchas veces son los tiempos muertos, donde mientras se está procesando el trabajo realizado y estamos esperando el resultado. En ese momento saltamos a otra tarea y es un error.

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¿Es siempre negativo ser multitarea?

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¿Es siempre negativo ser multitarea?

El número de tareas que un trabajador tiene que asumir en su trabajo cotidiano crece exponencialmente conforme va atravesando etapas profesionales y va creciendo con su trabajo. Con estas nuevas responsabilidades, los trabajadores se enfrentan a nuevos desafíos que requieren una mayor implicación y una multiplicación en las tareas que realizan.

Estas nuevas tareas requieren de una mayor implicación y más trabajo. Con el tiempo, acabamos convirtiéndonos en meras computadoras en la que el multitasking (o multitarea) es un elemento imprescindible de nuestro día a día que puede acabar lastrando nuestra productividad.

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Adiós a la multitarea: las ventajas de abordar los trabajos uno a uno

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Adiós a la multitarea: las ventajas de abordar los trabajos uno a uno

Leer un informe importante mientras se contesta a varios mensajes llegados a Whatsapp. Comenzar la contestación de varios correos electrónicos y, a los pocos minutos, saltar a consultar las últimas actualizaciones de las redes sociales. Es la era de la distracción. De la multiactividad. De la multitarea. Y en esa era, el mejor consejo para mejorar la productividad es bien sencillo: hay que apostar por la monotarea. Pero, ¿cuáles son sus ventajas?

La multitarea es un mito. Hay quien defiende que la tecnología nos ha puesto más sencillo ‘atacar’ a varios frentes a la vez. Que podemos ir combinando trabajos y que eso, a la postre, ahorra tiempo y mejora los resultados. No es cierto. Lo dicen, incluso, estudios científicos como el que se llevó a cabo en la Universidad de Standford y del que dimos cuenta aquí.

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El mito de la multitarea y la productividad: los trabajos, mejor de uno en uno

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El mito de la multitarea y la productividad: los trabajos, mejor de uno en uno

Uno de esos mitos en el mundo de la productividad es la multitarea y su idoneidad para incrementar el potencial laboral. Hacer varias cosas a la vez no sólo genera distracciones, sino que obliga a alargar el tiempo para concluirlas. Pese a que ha habido numerosos defensores de esta forma de trabajar, está comprobado científicamente que es contraproducente.

En los últimos años han sido muchos los avances en la tecnología para que ésta soportara más de una tarea a la vez, con la supuesta mejora que acarreaba en la productividad. Era la jugada perfecta: ponerlo más fácil para mantener dos y tres trabajos al mismo tiempo. Esa evolución se ha querido trasladar al mundo laboral, algo que se antoja harto arriesgado, pues existen muchos estudios científicos que confirman su inutilidad.

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