¿Es posible trabajar sin interrupciones en 2021? Lograrlo es disparar tu productividad
Si no es el móvil, es el correo, sino Slack o Teams. O una llamada de teléfono de un cliente o ese compañero que te demanda ayuda o simplemente viene a comentarte como le fue el día de ayer. El caso es que pasar más de media hora trabajando sin que nada nos distraiga es casi un milagro en muchas empresas. Y esto tiene un coste terrible para nuestra productividad. Pero ¿es posible trabajar sin interrupciones en 2021?
Y hablamos de este año porque se dan circunstancias excepcionales en muchas empresas, que a la vez nos obligan a estar más comunicados y más conectados que nunca, pero también podemos estar más aislados con el teletrabajo. Por eso en muchos casos vamos a prestar más importancia de la debida a estos mensajes instantáneos, a los correos de los clientes, las notificaciones de WhatsApp del móvil y podemos seguir añadiendo ejemplos hasta cansarnos.
¿Dónde está el problema? Al fin y al cabo cuanto más comunicados, mejor, ¿no? Pues lo cierto es que no. Porque supone que tenemos una capacidad de concentración ínfima. Y esto afecta de forma directa a nuestra productividad. Haced la prueba en vuestro día a día, ¿podéis estar 25 minutos dedicados a una tarea sin que os interrumpan? Parece un tiempo breve, pero no es tan fácil como parece.
Y si esto ocurre tenemos que empezar por nosotros mismos, a limitar la atención que prestamos a medios de comunicación que por definición no son para cuestiones urgentes. En mi experiencia, si necesitan que deje lo que estoy haciendo y me ponga de forma inmediata con otro tema, el cliente, el jefe o quién pueda pedírtelo te llamará por teléfono.
No hacer caso a las notificaciones
El resto tenemos que trabajarlo nosotros. Porque el número de notificaciones, de distractores que reclaman nuestra atención son demasiados. Y cuando hemos logrado concentrarnos, que nos lleva un tiempo, estamos entregados a la tarea que tenemos entre manos, no podemos dejarlo todo porque nos ha llegado un mensaje en Slack, que en muchos casos ni siquiera es para nosotros, o al menos no directamente.
Quiero trabajar sin que nadie me interrumpa, si siquiera yo mismo
Romper esta concentración implica que aunque la pausa sea breve, que en muchos casos no lo es, retomar el hilo va a volvernos a exigir un esfuerzo extra de concentración. Y esto si lo repetimos en varias ocasiones a lo largo del día hace que perdamos frescura mental. El resultado no es otro que un menor número de tareas finalizadas al acabar la jornada.
Nuestra capacidad de concentración no es como una bombilla, que tenemos un interruptor que se enciende y se apaga. En todo caso sería como esas bombillas de bajo consumo que se encienden, con una luz débil y no es hasta pasado un tiempo cuando pueden ofrecer toda la intensidad de la que son capaces.
Las pausas para volver a conectar con el mundo
Por supuesto que tenemos que hacer pausas. Pero somos nosotros los que tenemos que decidir cuando cortamos con la tarea que tenemos entre manos. Y es en ese momento donde, con un tiempo determinado previamente, 5 o 10 minutos, no más, podemos gestionar, leer o revisar esas peticiones que nos han llegado por los canales no urgentes.
Aquí pueden ocurrir tres cosas. Leemos, contestamos y pasamos a la siguiente tarea y repetiremos el proceso al finalizar. O leemos y nos tenemos que ocupar de algo de lo que nos ha entrado por estos canales, en función de la prioridad y del trabajo que tengamos acumulado.
El tercer supuesto es el peor. Leemos, contestamos y nos quedamos distraídos buscando información o algo que nos han pedido pero que en realidad no tiene tanta importancia. Cuando te quieres dar cuenta, esos 5 o 10 minutos se ha convertido en más de media hora larga. Y hay que volver a hacer un esfuerzo grande para volver a concentrase y no distraerse con temas de trabajo triviales.
Y esta dinámica se puede dar tanto si trabajamos en oficina, no importa con o sin despacho, o si trabajamos desde casa. Hay que trabajar este tema. Durante un día, una semana, un mes... de forma continua, pero siendo muy rigurosos. La recompensa es grande, ya que supone más trabajo hecho en el mismo tiempo. Y mucho menos estrés.
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