Llega un correo. Es una tarea que hacer. Lo marcas de nuevo como ‘No leído’ y te dices a ti mismo que volverás a él después. Sin embargo, llegan otros más y ya regresar a lo anterior se hace algo más difícil. Gestionar desde la bandeja de entrada del email los trabajos y los proyectos puede traer muchos problemas.
Es una herramienta fundamental de trabajo, pero también una trampa con infinidad de riesgos. El correo electrónico es utilizado por muchos como un gestor de tareas. Hay, incluso, clientes de email que tienen algunas opciones para ‘traducir’ correos en temas pendientes. Sin embargo, creo que puede ser un error. Aquí van tres problemas que puede causar esta forma de organizarse.
Dificultad para visualizar el conjunto. Tener una visión completa de un proyecto, con todas las tareas pendientes, es una ventaja fundamental a la hora de organizarse. Si se hace por medio de la bandeja de entrada del correo, es prácticamente imposible contar con ella.
Riesgo evidente de olvido. Después de ese correo que has marcado como ‘No Leído’ llegarán otros más con los que harás lo propio. Y eso puede hacer que la lista, al final, sea inabordable.
Difícil priorización. Está muy relacionado con el primero: cuando no ves todo en su conjunto, se hace mucho más compleja la priorización necesaria. Anteponer unos a otros, al margen de cuando llegaron o no a la bandeja de correo.
El correo ha llegado a convertirse en parte básica del trabajo. Pero ‘vivir’ en él o basándonos en lo que allí llegue puede que haga que las prioridades nos las marquen otros. Y eso puede que, al final, pase factura.
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