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La hora de reinventar el correo electrónico

La hora de reinventar el correo electrónico
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De un tiempo a esta parte son muchos los intentos de renovar el correo electrónico tal y como lo conocemos hasta ahora. Una herramienta que es muy utilizada en las empresas, pero que últimamente no responde a las necesidades de comunicación que tenemos actualmente, sobre todo cuando tenemos un volumen muy alto de mensajes. Por eso muchos piensan que ha llegado la hora de reinventar el correo electrónico.

No es la primera vez que se busca mejorar esta herramienta. Desde Google, donde tienen en Gmail una de sus herramientas más importantes llevan tiempo haciéndolo, desde Buzz en su momento, hasta los recientes cambios en la bandeja de entrada de Gmail o el más reciente de Inbox. Otros como Mailbox llevan tiempo trabajando por una apuesta diferenciadora en este sentido en el mundo móvil. En mi opinión, son esfuerzos vanos. Ayudarán pero no resolverán el problema.

El problema somos nosotros, no la herramienta

Porque esto me recuerda un poco al ahorro de impresión en las empresas. La principal medida para ahorrar es no imprimir. Con el correo pasa un poco lo mismo, la principal medida para mejorar el correo electrónico es racionalizar su uso y no enviar tantos mensajes.

Y esto podemos conseguirlo con políticas de correo que aplicamos al ámbito interno de nuestras empresa, que implanten una cultura del uso del correo electrónico de forma correcta en la empresa. Esto exige un esfuerzo grande a toda la organización, pero los resultados son bastante buenos.

Por otro lado, planteando herramientas complementarias para la comunicación de grupos de trabajo que sean más eficientes, desde chats de grupo hasta redes sociales corporativas como Yammer o Zyncro, que son un complemento para la intranet de la empresa para hacer de ella algo todavía más útil.

Tenemos que cambiar de mentalidad también en su gestión. En sus inicios el correo estaba pensado para utilizarse cuando no teníamos conexión continua a la red. Debido a ello, nos conectábamos a la red, se descargaban los correos, se desconectaba. Se gestionaba el correo, se preparaban las respuestas, se volvía a conectar y luego se enviaban.

Hoy en día tenemos conexión a la red de la empresa, a Internet, en todo momento. Esto hace que recibimos el mensaje prácticamente al instante de su envío. Y muchos esperan por lo tanto que se conteste en ese momento. Parece pecado tener un correo en la bandeja de entrada sin abrir, aunque responderlo signifique dejar otras tareas para leerlo o contestarlo.

Tu correo no es un registro notarial

Por último, creo que otra cuestión que no debemos pasar por alto es el uso del correo para tener las instrucciones por escrito. Aunque muchas veces sería más ágil una conversación telefónica, un chat directo, o un gestor de tareas o proyectos, se sigue utilizando el correo como si fuera un acta notarial, para que quede constancia de lo hablado.

Lo mimo en el caso de tener guardados archivos, información, etc. que nos llegaron en el correo y que muchas veces utilizamos como una forma de registro de entrada, de archivo o copia de seguridad. Esto no ayuda a reducir el volumen de correo de las empresas, etc.

Todo esto no es cuestión de utilizar una herramienta para la gestión del correo u otra. Podemos volver a hacer del correo una herramienta eficaz, dejarlo para los asuntos realmente importantes y despachar otras cuestiones de la gestión del día a día para, los asuntos menores con otras más ágiles. A la vez, la intranet nos puede dar el soporte para archivar y dejar claro cómo hemos decidido hacer determinadas cuestiones.

En Pymes y Autónomos | El contraproducente 'Síndrome de Diógenes' en el correo electrónico

Imagen | Rupert Ganzer

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