He vuelto a trabajar en mi negocio con papel y bolígrafo y no funciona como esperaba

He vuelto a trabajar en mi negocio con papel y bolígrafo y no funciona como esperaba
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No soy precisamente un neoludita. No odio la tecnología ni creo que antes de los ordenadores todo funcionaba perfecto. Pero cuando la tecnología falla hay que saber prescindir de ella y volver al modelo analógico. Así que he vuelto a trabajar en mi negocio con papel y bolígrafo y no funciona como esperaba.

Lo cierto es que en mi empresa tenemos en marcha un proceso de digitalización, aprovechando las ventajas del kit digital, hemos decidido invertir para mejorar algunas áreas y nos hemos encontrado con la resistencia, a veces incluso el boicot, de una parte de los trabajadores. Y harto de escuchar que con papel y boli se trabaja mejor, hemos decidido ponerlo en marcha. Ni una semana ha durado el experimento.

Más tiempo para hacer las mismas tareas, necesitamos más personal

Uno de los motivos básicos para digitalizar determinadas áreas es mejorar la productividad. La cuestión es sencilla. Se invierte en herramientas que hacen que cada empleado se pueda ocupar de una mayor número de tareas, de clientes, de manera eficiente y sin errores.

Y esto es lo primero que se rompe cuando volvemos a utilizar modelos analógicos. ¿Puedes hacer lo mismo con una hoja de cálculo que con tu calculadora y un folio? Posiblemente sí, pero no en el mismo tiempo.

Esta fue una de las premisas que se impusieron. ¿Queréis volver al papel y al boli, no hay problema, pero el trabajo tiene que salir adelante? Y el primer día sale mal que bien, con todo el mundo con concentración máxima en lo que hacen y más de uno dejando alguna tarea pendiente.

Que al día siguiente fueron más. Y no se puede recuperar porque el tiempo nos come. Y empiezan a surgir errores y cuentas que no cuadran. Equivocaciones en los procesos que nadie detecta y que acaban por hacernos perder dinero.

Porque tampoco podemos atender al mismo número de clientes. Ni encontramos los datos de un cliente igual buscando en ficheros analógicos que con introducir sus datos en el sistema informático. Y eso que no ha dado tiempo a que alguno de ellos quedará desactualizado.

Podemos llevarnos este ejemplo a casi cualquier sector. ¿Puede un camarero atender el mismo número de mesas si está digitalizado o si va de cabeza o con una libreta y bolígrafo? Rotundamente no. ¿Y un comercial, a cuántos clientes puede controlar de memoria? Muchos menos que si utiliza un CRM, un programa especializado en la gestión de clientes.

El romanticismo del papel que ya no va con los nuevos tiempos

La realidad es que cuando pensamos en que tiempos pasados fueron mejores lo hacemos con una perspectiva sesgada. Empezando porque el planteamiento de volver al pasado surge cuando se ha producido algún fallo, no cuando todo está funcionado correctamente y nos permite realizar nuestras tareas más rápido y de forma más eficiente.

Pero también tenemos la idea de que el modelo analógico no falla y siempre está en marcha. Y no es realmente así. Los errores de un modelo de gestión que no está informatizado estadísticamente son más frecuentes y acaban por suponer una pérdida importante de dinero. Ya sea por pedidos que se duplican, que se ejecutan mal o que se sirven fuera de plazo.

La digitalización del negocio nos permitirá básicamente hacer más con menos. No todas las empresas lo van a aprovechar todo el tiempo. Pero la media al final compensa con creces la inversión realizada. La resistencia a su implantación por parte de algunos empleados a veces tiene que ver con la fiscalización de las tareas que nos permite. Todo queda registrado y esto, desafortunadamente, no le gusta a todo el mundo.

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