Sergio Delgado
EditorLa llegada del nuevo reglamento Verifactu sigue generando dudas entre millones de negocios en España. Autónomos y pequeñas empresas ya trabajan en la adaptación de sus sistemas de facturación para cumplir con las nuevas exigencias técnicas impulsadas por Hacienda, pero hay una cuestión que se repite: ¿qué ocurrirá con los programas antiguos y si será obligatorio eliminarlos por completo?
España cuenta con más de 3,3 millones de autónomos y más de 2 millones de empresas que tendrán que adaptarse progresivamente al nuevo modelo.
Muchos negocios acumulan años de registros, facturas y documentación en programas que utilizan desde hace tiempo. La posibilidad de perder ese historial o de enfrentarse a sanciones les había puesto, como es lógico, nerviosos.
El verdadero problema no es guardar el software antiguo
La normativa establece requisitos técnicos muy concretos para los sistemas informáticos de facturación. El objetivo es impedir alteraciones posteriores en los registros y reforzar la trazabilidad de las operaciones económicas.
La Ley General Tributaria contempla sanciones importantes para quienes mantengan herramientas de facturación no adaptadas a los nuevos requisitos. Las multas pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio cuando se utilicen programas que incumplan las exigencias establecidas.
Por ello, muchos profesionales pueden pensar que conservar instalado un programa antiguo puede representar un problema legal.
La Agencia Tributaria es clara: la clave no está ya en almacenar información histórica, sino en la capacidad real que tenga ese software para seguir emitiendo nuevas facturas.
Mantener el histórico de facturas sí será posible
Miles de autónomos guardan años de actividad empresarial en sus sistemas informáticos. Facturas emitidas, operaciones pasadas, consultas fiscales o documentos necesarios para posibles comprobaciones forman parte de archivos que muchos negocios necesitan conservar.
En este escenario, Hacienda diferencia claramente entre conservar registros y seguir utilizando un sistema antiguo para la actividad diaria.
Si el programa únicamente permanece accesible para consultar información o revisar documentos históricos y ya no dispone de funcionalidad activa para emitir nuevas facturas, mantenerlo no supondría incumplir la normativa.
Esto elimina una de las principales preocupaciones de pequeños negocios que temían verse obligados a borrar bases de datos completas o eliminar años de documentación acumulada.
El riesgo aparece cuando el programa sigue funcionando
La situación cambia completamente si el software conserva la capacidad operativa para generar nuevas facturas una vez entren en vigor las obligaciones del reglamento.
En ese caso, la mera existencia de una herramienta no adaptada podría considerarse una infracción si Hacienda detecta que sigue utilizándose para actividades de facturación.
La diferencia puede parecer mínima, pero técnicamente es importante: el problema no es el archivo histórico; el riesgo aparece cuando el programa continúa activo como herramienta de gestión y emisión.
Por ello, quienes mantengan software antiguo deberán comprobar que ha quedado deshabilitado para la creación de nuevas facturas o que su función queda limitada únicamente a la consulta documental.
Qué recomienda Hacienda para evitar problemas futuros
La recomendación pasa por reducir riesgos y simplificar procesos. Una de las opciones más aconsejables consiste en exportar los datos históricos para almacenarlos en otros formatos que no obliguen a conservar el sistema antiguo.
También se aconseja consultar con el proveedor tecnológico si existe una actualización compatible con la nueva regulación o estudiar la migración a plataformas adaptadas.
Otra alternativa disponible es la herramienta gratuita de facturación impulsada por la Agencia Tributaria, diseñada para quienes busquen una solución ajustada a los nuevos requisitos.
Las fechas ya están marcadas en el calendario. Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deberán utilizar sistemas adaptados desde el 1 de enero de 2027. Para quienes tributen por IRPF, incluidos numerosos autónomos, la obligación comenzará el 1 de julio de ese mismo año.
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