Tanto el albarán como la factura son documentos comerciales que se usan en la mayoría de operaciones mercantiles. Y aunque a primera vista puedan parecer documentos similares, ya que muchas veces pueden contener la misma información, lo cierto es que son bastante diferentes y tienen implicaciones totalmente distintas.
Por eso, como autónomo o pyme, es importante que conozcas las diferencias entre ellas y en qué contexto se utilizan.
Qué es un albarán
Los albaranes son documentos que tienen carácter mercantil, y su objetivo es el de acreditar la entrega de un determinado bien o servicio a su destinatario, ya sea una empresa cliente o un particular. Es una suerte de justificante que emite la empresa prestadora del servicio o suministradora del bien.
El albarán no demuestra en ningún caso que se haya producido el pago de la mercancía, tan solo su entrega. En cualquier caso, para que este tenga validez, debe ser firmado por quien recibe el bien o servicio, habilitando de esta manera al suministrador para exigir el pago de la factura.
Qué es una factura
Las facturas, por su parte, son documentos emitidos por la empresa suministradora del bien o servicio donde se registra toda la información de una transacción mercantil. Es el justificante de una operación comercial y, como tal, tiene carácter legal, ya que sirve para que la empresa proveedora pueda reclamar el pago de la operación.
Además, en la factura consta toda la información de esta transacción, puesto que incluye, entre otras cosas, la identificación fiscal tanto del proveedor como del cliente, los detalles de la operación y los impuestos. Deben conservarse de manera adecuada tanto para reclamar el pago del bien, para registrar la contabilidad en la empresa y para la declaración de impuestos, especialmente a efectos del pago del IVA.
¿Por qué se confunden de manera habitual?
Tanto el albarán como la factura son documentos que están presentes en cualquier operación mercantil y, por esta razón, suelen confundirse de manera bastante común. Eso sí, la factura sustituye al albarán a efectos legales, ya que si la Factura contiene exactamente la misma información que un Albarán, no será necesario el registro y conservación del Albarán, porque la factura ya ejerce como documento con validez fiscal, y que deberás guardar durante un periodo de 5 años.