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El correo electrónico en los pequeños negocios (I)

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La aparición del correo electrónico hace unos años ha supuesto un cambio radical en nuestro modo de comunicarnos, tanto con los agentes internos (compañeros de trabajo, socios,...), como externos (proveedores, clientes,...) de nuestros negocios

Todavía hay algunas empresas en las que apenas se usa hoy en día y que lo ven como una pérdida de tiempo para los empleados y, sin embargo, ya hay otros más adelantados, como Enrique Dans, que prevén cambios en el uso de esta herramienta en un futuro inmediato, aprovechando algunas que ya llevan tiempo (la mensajería instantánea) y otras recién llegadas (Twitter).

Una de las la principales ventajas que nos aporta el correo electrónico es que nos permite enviar información a otras personas de manera ágil y con un coste muy bajo, independientemente del lugar físico en el que se encuentren el emisor y el destinatario. El destinatario elije cuando quiere leer el mensaje y si desea responder o no, reenviarlo a un tercero (o terceros), etc. Tenemos una excelente herramienta para gestionar muchas de nuestras conversaciones, que habitualmente hacemos por teléfono o mediante reuniones, y que nos permitirá aprovechar mejor nuestro tiempo de trabajo. En mi opinión, el correo electrónico ha sido una de las grandes aportaciones a la empresa desde la llegada de internet a nuestras vidas. Desde su aparición, las principales funciones (o mejor dicho intenciones) para la que se ha venido empleando ha sido la de sustituir al fax y al correo postal. Sin embargo, la primera, es una batalla que todavía no ha terminado, ya que en un buen número de oficinas todavía vemos máquinas fax funcionando y en los procedimientos de trabajo se sigue contemplando el uso de este medio. La tendencia es a que el fax desaparezca, aunque creo que todavía nos queda un buen trecho por recorrer. Otra de las funciones que se le ha dado es la de permitir la comunicación y envío de ficheros entre los miembros del equipo de trabajo, cosa que está bien, pero que ya está siendo sustituido en algunas empresas por servicios de mensajería instantánea (Gtalk, Messenger,...), que permiten una comunicación más ágil al eliminar los formalismos típicos a la hora de redactar un email.

Por mi experiencia creo que para sacarle jugo al correo electrónico, es importante no dejarse seducir por cualquiera que venga a ofrecernos este servicio (es típico de proveedores de ADSL o cable, de telefonía,...) y valorar qué sistema se adapta a nuestras necesidades. Una vez que se toma la decisión de elegir un sistema de correo electrónico, cuesta bastante cambiar, ya que suele dar bastante pereza y miedo a perder correos durante el cambio. En el caso de proveedores de ADSL o cable y de telefonía (fija y móvil), suelen ofrecer el servicio de correo electrónico para tenerte atado ellos y que seas un cliente cautivo más (siendo además la calidad del mismo bastante mejorable, hasta donde yo conozco).

En conclusión, si nos tomamos este tema en serio y elegimos bien, evitaremos algunos problemas bastante desagradables, como el típico caso en los que los correos no llegan porque tenemos el buzón lleno o pagar un sobrecoste por tener un sistema que sobrepasa nuestras necesidades. En general, de todo esto y de algunos aspectos más relacionados con el correo electrónico, iremos hablando en una serie de posts que hemos preparado y que iremos publicando a lo largo de los próximos días.

Foto | luisvilla

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