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Archivos duplicados en la empresa, el desorden que puede convertirse en caos

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Archivos duplicados en la empresa, el desorden que puede convertirse en caos

Una de las ventajas que muchas empresas han encontrado a la hora de digitalizar sus archivos ha sido un ahorro importante de espacio, espacio físico, lo que en muchas ocasiones lleva a guardar y guardar documentos, copias, versiones, etc. Al final acabamos con un gran número de archivos duplicados en la empresa, un desorden que podemos acabar pagando muy caro.

Porque la falta de espacio se soluciona de forma muy sencilla. Basta con añadir un nuevo disco duro y rápidamente ampliamos espacio. Sin embargo esta no es la mejor solución en muchos casos. La duplicidad de archivos no se debe, en general, a la realización de copias de seguridad, sino a que se guardan en diferentes espacios o diferentes versiones.

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¿Es posible prescindir del papel en la oficina?

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¿Es posible prescindir del papel en la oficina?

Estamos en plena era digital, donde la cantidad de papeles que se imprimen en una oficina cada día es menor. Sin embargo parece que en muchos aspectos la documentación que almacenamos se resiste a desaparecer. Por eso nos preguntamos, ¿es posible prescindir del papel en la oficina?

Por un lado tenemos la producción interna, los documentos que genera nuestra propia empresa, donde a no ser que tengamos que entregar a un cliente o a un proveedor hoy en día es más o menos sencillo prescindir del papel, generando documentos digitales. Una simple impresora PDF puede ser muy efectiva en esta reducción de documentos impresos.

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Trazabilidad en la pyme, la importancia del acceso con tu propio usuario y contraseña

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Trazabilidad en la pyme, la importancia del acceso con tu propio usuario y contraseña

Muchas empresas no dan ningún valor al usuario y contraseña de acceso. Con esto me refiero a que en ocasiones todos utilizan la misma o esta está apuntada en una nota adhesiva en la pantalla del ordenador, de manera que cualquiera podría utilizarla. Esto tiene un grave inconveniente si queremos asegurar la trazabilidad en la pyme, en la gestión, acceso y modificación de los documentos.

Si todos utilizamos el mismo usuario o todo el mundo conoce el de los demás a la hora de ver quién ha efectuado un cambio, una transacción que afecta a nuestro negocio no hay manera de saberlo a ciencia cierta. Esto tiene un inconveniente cuando se ha cometido algún error, es muy complicado encontrar al responsable del mismo.

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Gestión documental, el agujero negro que lastra la productividad de la pyme

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Gestión documental, el agujero negro que lastra la productividad de la pyme

¿Cuánto tardamos en encontrar un documento en la empresa? Es una pregunta muy sencilla de responder, pero que sin embargo, la respuesta no puede ser indeterminada. No nos sirve un depende. Lo cierto es que la organización de la gestión documental la empresa es una asignatura pendiente. Se acumula mucha información, pero no sabemos qué es realmente útil o cuál es la última versión buena de un documento.

Al final encontrar el archivo que necesitamos en cuestión de segundos no es tan sencillo. Y puede que perdamos mucho tiempo buscando documentos referentes a clientes, información básica que no siempre está donde nosotros pensábamos. Y esto acaba por afectar a la productividad, no sólo por el tiempo que perdemos, sino porque nos desconcentramos de la tarea que tenemos que hacer o acabamos de mal humor por el tiempo perdido en encontrar lo que buscábamos.

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Gestión documental, una asignatura pendiente en la pyme

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Gestión documental, una asignatura pendiente en la pyme

Acabar con el papel es el anhelo de muchas empresas, pero son muy pocas las que logran conseguirlo. La gestión documental sigue siendo una asignatura pendiente en la pyme y ha evolucionado poco desde la llegada de la estructura de carpetas, ya sea analógica o digital, puesto que la tecnología no ha hecho sino reproducir un sistema ya existente en los archivos.

La mayoría de las empresas no disponen de trazabilidad de los documentos, un control de cambios en los mismos que nos avise de quién ha sido el último usuario que ha hecho una modificación o si es posible volver a una versión anterior. Hoy en día son claves para no tener que trabajar con diferentes versiones de documentos comunes.

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La necesidad de documentar las ventas y prestaciones de servicios

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La necesidad de documentar las ventas y prestaciones de servicios

Una gran parte de las ventas y prestaciones de servicios se pactan de manera verbal. Legalmente un acuerdo verbal tiene la misma validez que uno por escrito, sin embargo es más prudente documentar las ventas y prestaciones de servicios para evitar problemas posteriores.

El único soporte documental que acredita la transacción suele ser la factura que se emite. Pero ¿qué pasa si después hay reclamaciones? ¿y si el cliente no está de acuerdo con el importe? ¿y si la factura no se paga y debemos acreditar la transacción a la hora de interponer una reclamación para el cobro?

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Cuándo rectificar una factura, cuándo anularla

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Cuándo rectificar una factura, cuándo anularla

Si necesitamos modificar una factura podríamos plantearnos cómo rectificar una factura ya existente o también en qué supuestos puedo anularla. ¿Cómo se regulan estos procedimientos?

El Real Decreto 1496/2003 establece el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece en su articulado las circunstancias que determinariían la necesidad de rectificar o anular las facturas ya emitidas.

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Las inspecciones de Hacienda (III): las comunicaciones y diligencias

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Las inspecciones de Hacienda (III): las comunicaciones y diligencias

La trascendencia de la inspecciones obliga a que éstas se documenten de manera adecuada. Esto hace que se dispongan de documentos normalizados, tanto en apariencia como en contenido, con el fin que haya un procedimiento preestablecido que cumpla la normativa que regula la realización de estas actuaciones.

La documentación que se puede utilzar a lo largo de una inspección fiscal puede clasificarse en comunicaciones, diligencias y actas. Cada clase de estos documentos tiene un uso distinto y se utiliza en circunstancias determinadas.

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¿Debemos también conservar los albaranes?

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¿Debemos también conservar los albaranes?

Hace unos día tratamos el tema de los plazos de conservación de la documentación contable. Esa documentación incluye además de la propia información contable todos los justificantes de esos asientos que componen nuestros libros de contabilidad, pero ¿qué pasa con los albaranes?

El albarán es un mero documento de entrega que luego se refleja en una factura, generalmente recapitulativa de todas esas entregas realizadas durante el periodo de facturación. De esta manera se emite una sola factura que corresponde a varias entregas de mercancía realizadas. Ahora bien, ¿si conservamos la factura, podemos destruir los albaranes?

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Mas vale prevenir

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Mas vale prevenir

En otras ocasiones he hablado de la necesidad de ser precavidos con la información que almacenamos a nivel de nuestros equipos de ordenadores portátiles y demás, y concretamente de la necesidad de realizar copias de seguridad para evitar sorpresas desagradables. Hoy quiero hacer extensivo eso también a los datos no digitales, desde la misma óptica, pero también desde otra vertiente.

Yo puede que siempre haya sido un obsesivo de guardar todos los documentos de interés de una forma excesiva, incluso celosa por mantener la seguridad de los mismos y por la integridad de ellos, realizando múltiples copias de seguridad y guardándolos de forma segura, pero sin llegar a esos niveles de obsesión todo el mundo debería ser capaz de llevar un mínimo orden. La gestión profesional del día a día nos lo agradecería, y en muchos profesionales y empresas no es así.

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