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Gestión documental, una asignatura pendiente en la pyme

Gestión documental, una asignatura pendiente en la pyme
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Acabar con el papel es el anhelo de muchas empresas, pero son muy pocas las que logran conseguirlo. La gestión documental sigue siendo una asignatura pendiente en la pyme y ha evolucionado poco desde la llegada de la estructura de carpetas, ya sea analógica o digital, puesto que la tecnología no ha hecho sino reproducir un sistema ya existente en los archivos.

La mayoría de las empresas no disponen de trazabilidad de los documentos, un control de cambios en los mismos que nos avise de quién ha sido el último usuario que ha hecho una modificación o si es posible volver a una versión anterior. Hoy en día son claves para no tener que trabajar con diferentes versiones de documentos comunes.

Pero también tenemos la oportunidad para encontrar nuestros documentos de forma mucho más rápida, algo que en los documentos que no son de uso diario resulta complicado en muchas ocasiones. A la vez, nos permite tener toda la información sobre un cliente, proyecto, etc. reunido en un mismo lugar y evitar duplicidades.

Todo esto nos va a facilitar la realización de una copia de seguridad de forma más sencilla, sin necesidad de ocupar tanto espacio, al no existir documentos duplicados, pero también sin necesidad de tener que estar pendiente de si los documentos están o no en el lugar donde hacemos la copia.

Por último, tenemos la facilidad para ordenar toda la información y preservarla en número de años que necesitemos en función de las necesidades legales que tenemos a efectos fiscales, por ejemplo. Lo mismo con otras administraciones y contratos de los que obligatoriamente tenemos que guardar información.

En Pymes y Autónomos | Por qué es buena la gestión documental

Imagen | dhester

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