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Videoconferencia en la pyme, ¿por qué no sabemos aprovechar sus ventajas?

Videoconferencia en la pyme, ¿por qué no sabemos aprovechar sus ventajas?
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Desde hace años tenemos la posibilidad de celebrar videoconferencias en las empresas y sin embargo en muchos casos se sigue viendo esta tecnología como un mal menor a no poder viajar para realizar una reunión presencial. Y sin embargo tenemos la posibilidad de ser más productivos con la videoconferencia en la pyme, pero ¿por qué no sabemos aprovechar sus ventajas?

Existen dos dos aspectos que debemos planificar adecuadamente para poder sacar partido a esta herramienta. Por un lado están los aspectos técnicos, la cámara que vamos a utilizar, el micrófono, la iluminación que tiene la sala o la banda ancha que tenemos disponible, fundamental para que todo salga como está previsto en nuestra comunicación.

Tenemos la opción de utilizar los elementos de un portátil para nuestra videoconferencia, para probar y ver el partido que podemos sacar a esta forma de reunirnos a distancia con diferentes miembros de nuestra organización. Siempre estamos a tiempo de adquirir equipos dedicados para videoconferencia si ya tenemos claro que podemos amortizarlos en poco tiempo con el ahorro de tiempo, gatos en viajes y mejora de la productividad que nos facilitan.

La videconferencia profesional con estos equipos dedicados no tiene nada que ver en lo que se refiere a calidad y facilidad de uso con los equipos caseros. También en la capacidad para transmitir los datos por líneas de comunicación con un ancho de banda limitado, una de sus grandes virtudes.

Cómo organizar una videoconferencia

Pero por otro lado existe un trabajo específico de organización de la reunión que es necesario llevar a cabo. Si ya tenemos cierto rigor en la organización de las reuniones en nuestra empresa será más fácil de llevar a cabo. Todos los intervinientes tienen que tener previamente a la reunión los temas a tratar.

Necesitamos fijar un máximo de tiempo para la reunión. Aquí debemos tener en cuenta que la capacidad de atención de los asistentes a una videoconferencia por lo general es menor que a una presencial. Mi recomendación es que estén en torno a 15 minutos, media hora máximo. Más allá de este límite la capacidad de atención se diluye.

Una vez finalizada la reunión en conveniente pasar a todos los que han intervenido los acuerdos por escrito que se han tomado en dicha reunión. También es importante fijar reuniones de seguimiento para ver cómo se están cumpliendo estos acuerdos, objetivos, proyectos, etc., en definitiva, cualquiera que haya sido el objeto de nuestra reunión.

Cómo nos puede ahorrar dinero una videoconferencia

Utilizar esta tecnología nos puede ayudar a ahorrar dinero en la empresa de varias formas. Vamos a ver algunas de ellas:

  • Ahorro de coste de viajes y desplazamientos, donde al no tener que realizar reuniones presenciales de forma tan frecuente los gastos de desplazamientos son mucho menores.

  • Ahorro de tiempo en desplazamientos ya sean por carretera o avión, son muchas las horas que se pierden en ir de un punto a otro. Muchas veces perdemos todo un día para una reunión de una hora...

  • Mejora de la productividad puesto que las horas que no dedicamos a viajar las podemos utilizar para trabajar, o por lo menos ser mucho más productivos trabajando en nuestro puesto de trabajo que en la sala de espera de un aeropuerto.

Por lo general se tiende a pensar en la videoconferencia para reuniones con sedes muy lejanas y se olvida las más cercanas, donde también se pueden utilizar y supondrá a largo plazo un ahorro importante. No supondrá una sustitución total de las reuniones presenciales, sino un complemento que nos permitirá tener un contacto más frecuente y dejar las presenciales para las cuestiones más importantes.

En Pymes y Autónomos | Las videoconferencias, ¿una herramienta para ‘hacer piña’ en el teletrabajo?

Imagen | Qetesh

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