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¿Le sacamos partido a nuestras bases de datos?

¿Le sacamos partido a nuestras bases de datos?
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Una de las cosas que se suele hacer en todas las empresas, grandes y pequeñas, es almacenar datos en distintos tipos de ficheros. Es muy típico encontrarnos con ficheros Excel, Access o similares, en los que se van volcando diferentes datos procedentes de operaciones que tienen lugar a en nuestra actividad ordinaria. La pregunta que yo lanzo es ¿Realmente nos sirven para algo estos datos que almacenamos?

Si lanzo esta cuestión es porque en varias ocasiones me he encontrado con empresas que dedican una importante cantidad de recursos (personas, máquinas,...) a alimentar un sistema de bases de datos al que no le sacan partido. En muchos casos, la disculpa más usada es la falta tiempo o de gente para realizar análisis (mira que lo he oído veces), ya que 'primero hay que dedicarse a sacar el trabajo diario para que no protesten los clientes'. Entonces, si no los usamos ¿Para qué los guardamos?

Recuerdo un caso de una persona con la que trabajé hace unos años que se dedicaba todo el día a anotar en diferentes papeles las operaciones que se efectuaban en la fábrica cada día, para después volcarlos en una base de datos a través de un ordenador. Estos documentos se archivaban convenientemente en carpetas de anillas al final del día. Así, todos los días. Un buen día, preguntándome por qué esta persona salía tan tarde de trabajar todos los días, le pregunté a qué se debía y descubrí su labor de escribano y picador de datos. Una vez enterado del tema, mi siguiente pregunta fue si esos datos (bien en papel o en el ordenador) se habían utilizado en alguna ocasión: Su respuesta fue no. Os podéis imaginar la cara que se me quedó O_O ¿Qué harías tú en este caso?

La principal ventaja que le veo a guardar datos de nuestros procesos es que podemos jugar con ellos para transformarlos en información. Combinándolos oportunamente, podemos determinar cómo hemos hecho las cosas en el pasado, pero sobre todo, lo más interesante, cómo estamos ahora y qué se espera para el futuro (tendencias, estimaciones,...), lo que nos ayudará enormemente en la toma de decisiones empresariales. Desde el punto de vista de la mejora de procesos, podemos pensar que nuestras bases de datos nos pueden ayudar a la hora de automatizarlos, si disponemos de orígenes de datos confiables. Imaginemos una lista de proveedores, un directorio de personas, una lista de productos en cartera, productos en el almacén,...

La desventaja de mantener archivos de bases de datos no la veo tanto en el coste de los equipos, ya que hoy en día hay soluciones de hardware y software bastante asequibles. En realidad veo el mayor inconveniente en las personas, que son las que muchas veces se encargan de alimentar el sistema de datos. Es un trabajo que hay que desarrollar con un alto nivel de disciplina y compromiso, ya que si no puede que cuando queramos hacer la explotación de los datos no nos sirvan para nada o tengamos que pasarnos un buen rato haciendo una 'limpieza' de los mismos.

Mi conclusión es que, si no vas a utilizar los datos y si no hay ninguna ley que te obligue a almacenarlos, no pierdas el tiempo ¿Para qué tenemos que mantener bases de datos que no aprovechamos? Si, por el contrario, son de utilidad para tu negocio, no dejes de guardarlos a buen recaudo.

Foto | Unhindered by Talent's en Flickr

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