Llegan las vacaciones para muchos trabajadores y la operación salida está en marcha. Pero otros vuelven a su día a día y el relevo tiene que realizarse de forma adecuada. No pueden quedar cuestiones en el cajón hasta que volvamos de nuestro descanso. No puede ser que las vacaciones signifiquen una estampida en la empresa.
Lo ideal es establecer un protocolo de relevo. Se realiza un traspaso de tareas entre un empleado y otro del mismo departamento. Esto es más o menos sencillo si ambos coinciden uno o dos días juntos, pero la cosa se puede complicar algo más si uno da el relevo al otro a la hora de coger las vacaciones. O si el jefe delega en algún empleado.
En gran parte depende de la organización que tengamos en nuestro día a día pero lo ideal es dedicar el último día a cerrar temas pendientes y realizar un repaso de lo que vamos a dejar a nuestros compañeros. De esta forma nos aseguramos de no dejar nada en el olvido y que un cliente, un pedido, un problema se pueda quedar pendiente sin que nadie se ocupe de ello y explote a nuestra vuelta de vacaciones.
Si la empresa dispone de alguna herramienta de tickets o incidencias donde quedan registrados los pasos y contactos, es interesante que se traspasen dichos casos a la persona que será nuestro backup en vacaciones. Cuantos más detalles hayamos incluido en el historial mejor, ya que le permitirá tener más datos sobre lo que nos han pedido, qué hemos realizado y qué hay pendiente.
La llegada de las vacaciones no puede significar el abandono de los clientes en la empresa
En ocasiones el relevo se produce en forma de correo electrónico, donde se detallan los temas pendientes. A veces no basta y es necesaria una llamada para aclarar algún concepto. Es mejor llamar y aclarar las cuestiones el primer día que no dejarlo correr y cuando nuestro compañero lleva una semana fuera contactar con él, que muchas veces ya ni se acuerda de lo que le estamos preguntando.
Por último a veces los clientes son muy suspicaces con la persona que les atiende. Les gusta tratar siempre con el mismo contacto en la empresa, con la que muchas veces ya han cogido confianza. Si hay que tratar con ellos, lo ideal es informar que nuestro compañero está de vacaciones, hacer un pequeño resumen de la situación y entrar en materia. De esta forma el cliente entiende que sabemos de lo que estamos hablando y que puede confiar en nosotros.
En Pymes y Autónomos | Las redes sociales no cierran por vacaciones en la pyme
Imagen | Miguel Montejano