Seguro que esta situación es familiar para muchos de vosotros: llegamos al trabajo después de un fin de semana relajado, encendemos el ordenador y abrimos el Outlook. Cerca de 500 mensajes sin leer, 20 llamadas perdidas y sobre nuestra mesa se acumulan 10 informes de urgente lectura.
Un Lunes más, todo indica a que vamos a tener que enfrentarnos ante un inicio de semana bastante movido. Después de un fin de semana sin estrés, es momento de cambiar el chip y comenzar a procesar grandes cantidades de información de nuevo, elevando nuestro nivel de estrés algunos puntos. Ante esta situación, ¿qué podemos hacer?
No hace falta que os diga que la mayor parte de la información que recibimos en nuestro correo o de las llamadas perdidas es irrelevante, retrasa nuestro ritmo de trabajo y no aporta nada de valor. En este sentido, es necesario identificar y separar la información relevante y valiosa de la que no lo es tanto.
Lo primero a lo que tenemos que echar un vistazo es si tenemos algún correo con alta prioridad. Sí, ya sé que en muchas ocasiones esto no quiere decir nada, porque para una persona todo puede ser urgente aunque no esté en nuestra lista de prioridades. Sin embargo, si esa persona ha activado la opción del envío como mensaje urgente es por una razón, y es posible que en realidad sí que necesite algo con cierta urgencia.
En segundo lugar, es importante saber identificar a las personas relevantes dentro de la compañía. Ten por seguro que tendremos que prestar especial atención a ese correo, y no digamos si es un cliente. Desde luego, en caso de encontrarnos con un correo de este tipo, la atención y cuidado con su lectura y redacción deberá ser máxima.
Quizá sea interesante también pensar en la última tarea que dejamos pendiente antes del fin de semana. Si era urgente, es muy probable que los correos o llamadas telefónicas que hayamos recibido tengan relación con la misma y, por tanto, tendremos que prestarles especial atención.
Por último, una forma también muy útil de separar la información cuando revisamos el correo es fijarse en el destinatario y en el campo copia. Si el mensaje va dirigido a nosotros, es porque generalmente la otra persona necesita alguna acción por nuestra parte. Sin embargo, si nuestro nombre está en el cc, quizá la intención del emisor es que tengamos constancia de algo, pero no irá dirigido directamente hacia nosotros.
En definitiva, el exceso de información puede causarnos mayor estrés, sobre todo si tenemos que cambiar el chip de un par de días de relax total. Sin embargo, si somos capaces de gestionar este torrente de información de manera adecuada, el agobio será mucho menor.
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