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Balance de la productividad personal, ¿cómo mejorar de cara al año nuevo?

Balance de la productividad personal, ¿cómo mejorar de cara al año nuevo?
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Cuando estamos acabando el año es el momento de hacer balance a nivel personal, pero también a nivel laboral. Sentarse y establecer una pausa para ver cómo podemos mejorar de cara a la planificación del nuevo año. Esta pausa muchas veces es muy necesaria para un emprendedor, para un autónomo o una micropyme, que están muy centrados en el día a día y a veces no pueden establecer un plan de actuación a corto o medio plazo. En este caso vamos a centrarnos en el balance de la productividad personal.

Lo primero que tenemos que identificar son los hábitos y costumbres que penalizan nuestra productividad. A veces son los pequeños cambios los que nos marcan la diferencia. Llegar a la oficina, colgar el abrigo, encender el ordenador e ir a preparar un café para tomar mientras se lee el correo. Esto no es una situación rara, pero en muchos casos nos hace perder las primeras horas de la mañana enredados en muchos casos en cuestiones banales o con poca urgencia.

Un pequeño cambio de hábitos marca la diferencia

La diferencia es radical si llegamos y empezamos a trabajar en la tarea que dejamos planificada la tarde anterior. Una vez que hemos finalizado, tenemos tiempo para leer el correo y revisar los mensajes que nos han llegado. Por definición, todo lo que llega por este medio no debería ser urgente, y no debemos pararnos más de lo necesario en su revisión.

Otro ejemplo lo podemos tener con la renovación de los equipos informáticos y las herramientas que utilizamos. Es cierto que muchos tienen un apego por ordenadores que llevan años con ellos. Windows XP sigue siendo útil para muchos de ellos, pero esto no justifica que tengamos que mantener el equipo a toda costa. Cuando nosotros vamos por delante del ordenador, somos más rápidos y tenemos que esperar a que ejecute una tarea, ha llegado el momento de cambiar de equipo.

Es una inversión que realmente se recupera muy rápido con la mejora de la productividad, sobre todo si vamos muy apretados de trabajo. Otra cosa es que no tengamos acumulación de tareas o no necesitemos esta optimización del rendimiento y nos permitamos esperar mientras nos carga una aplicación o nos muestra los datos que necesitamos.

Herramientas más eficaces para el día a día

En otros casos es el smartphone el que nos va a dar esa revisión de tareas y de estos correos que se convierten en algo que podemos despachar en itinerancia, si nos desplazamos al trabajo en transporte público, por ejemplo. Si utilizamos una herramienta de gestión de tareas, un calendario de citas, etc. que también podamos administrar desde el teléfono seguro que hemos ganado mucho tiempo.

Tenemos que pensar que el ecosistema de la empresa ha cambiado. Lo que antes era una oficina local, hoy en día podemos tener una oficina global, donde la información viaja con nosotros, las aplicaciones o nos podemos conectar de forma remota a nuestro ordenador. Es necesario identificar los puntos débiles que nos penalizan la productividad para poder buscar nuevas herramientas que nos permitan mejorar.

Lo cierto es que si no somos capaces de hacer esta reflexión será muy complicado mejorar. Si seguimos haciendo lo mismo que el último año vamos a tropezar con los mismos inconvenientes. Tenemos que ser capaces de planificar los cambios necesarios en el momento adecuado del año para poder asimilar en un momento de poco trabajo los mismos. Crear nuevos hábitos, aprender a utilizar otras herramientas, etc. Al final será esta cuestión la que nos haga mejorar en nuestro día a día y se acabará notando.

En Pymes y Autónomos | La productividad empieza con la organización del puesto de trabajo

Imagen | jarmoluk

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