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Evita que se meta mano en la caja

Evita que se meta mano en la caja
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Ante la contracción del crédito bancario y la subida de tipos, ante la caída del consumo y de las ventas, ante el incremento de la morosidad, ante éstas y otras señales es fundamental una adecuada gestión de la Tesorería. En próximos posts daré unas pinceladas a propósito de ello. Pero hay que partir de una premisa básica, anterior a dicho gestión: evitar que ninguno de nuestros colaboradores, de nuestros socios,meta mano en la caja, se apropie de nuestra tesorería a o la comprometa de algún modo, con prácticas irregulares, cuando no claramente defraudatorias.

He encontrado un post en Economía Forense que resume, en gran parte, muchas de estas técnicas de distracción de la Tesorería. Conocerlas es el primer paso para poder evitarlas. A continuación las cito, en el mismo orden que José Antonio, comentando cada una de ellas:

  • Incluir tickets o o vales indebidos de escasísimo importe pero con alta frecuencia. El control es fácil en el caso de una pyme. Dejar claros los criterios de lo que se admite y de lo que no, y ser inflexible Y desde un principio. En caso contrario, muchas veces estos pagos acaban convirtiéndose en una suerte de complemento salarial muy difícil de erradicar.
  • Manipulación y apropiación de los documentos de cobro. Ello exige que el culpable lo tape teniendo el control de la conciliación bancaria. En mi opinión, en una Pyme, conviene que ganemos (si, ganar y no perder) el tiempo en controlar esos proceso salvo que tengamos alguien de la más absoluta confianza. Y aún así también.
  • Apropiarse de los cobros parciales de los clientes en mora. Se trata de saldos que damos por perdidos, que por su importe o garantías acabaremos tirando contra la cuenta de resultados. Y sin embargo, alguien de nuestra organización consigue cobrarlos, total o parcialmente, y se lo embolsa. Pasa en las mejores familias. La gestión de la morosidad debe ser otra de nuestras prioridades. Si nosotros tenemos un control sobre la misma es más difícil que se produzcan estas situaciones.
  • La doble factura. Se trata de cobrar al cliente por encima de lo que realmente lo haríamos. Se emite una factura para él, por el importe primero, y una segunda factura, con el precio minorado por un descuento o pronto pago aplicable, y el listo se apropia la diferencia. ¿Maneras de evitarlo? Hacer sondeos con los clientes, catas de facturación, aplicar rappeles por facturación neta, que nos pongan sobre aviso.En las sociedades más grandes existe la llamada circularización, donde los auditores reclaman expresamente la colaboración de clientes, entidades bancarias, etc...Una variante de este sistema es el doble cobro. Se duplica el giro de recibos contra el cliente,emitiendo dos documentos de cargo. El 90% se da cuenta, pero siempre puede haber un 10% que no. Y ya sabemos donde acabará.
  • Facturas falsas. Aunque más bien lo falso es el servicio o bien recibido. En colaboración con un tercero se saca dinero de la empresa por bienes o servicios no recibidos. Ojo, ya que esta muy cerca de otra práctica irregular, en la que el bien o servicio es real, pero con un sobreprecio frente al mercado, repartiéndose la diferencia el proveedor y nuestro colaborador.
  • Usar la Tesorería de la empresa para colocaciones de pasivo privadas, quedándose con los intereses. Otra modalidad cuando se gestionan fondos de terceros, como ocurre con determinadas gestoras de fondos de inversión u otros intermediarios, es conseguir una condonación parcial de las comisiones cobradas en exceso a los propietarios de los fondos, apropiándose el intermediario de las mismas.
  • Los autopréstamos, vía anticipos de gastos de viaje o de nomina.

Comparto la opinión de José Antonio sobre la solución cuando se dan estos casos. Difícilmente se puede reconstruir la confianza.

Vía | ¿Sabe la mano derecha lo que hace la mano izquierda? Imagen | leodecerca

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