Con la llegada de la Ley Crece y Emprende a partir de 2023 la factura electrónica empezará a ser obligatoria para todas las empresas cuando se emita una factura para otra entidad. No así para los particulares, pero la realidad es que una vez que se implanta, lo más sencillo es que se remita a todos nuestros clientes. La razón, el ahorro de tiempo y de costes en la gestión con la facturación electrónica es muy importante.
La implantación de la factura electrónica en una pequeña pyme supone un pequeño cambio en su día a día, pero se modifica de forma notable en los procesos de facturación. Porque el empleado que está detrás de esta gestión apenas va a notar un cambio en la creación de las facturas. En muchos casos es algo totalmente transparente y que no implica ni siquiera un proceso de aprendizaje.
Una puesta en marcha muy sencilla
En el caso que hemos analizado el programa de facturación solo necesitó una pequeña adaptación para que las facturas se firmasen con el certificado electrónico. A partir de aquí, nada cambia por el momento. La empresa remite a otras empresas la factura en formato PDF firmado electrónicamente que garantiza la trazabilidad e inalterabilidad del documento.
La facturación electrónica resulta más ágil, más rápida y más eficiente
En un segunda fase, en función del crecimiento del número de clientes que de acojan a este modelo, ya que para ellos en principio es voluntario, se pasaría a facilitar el acceso a las facturas a través de un portal web, donde puedan entrar a través de sus propias credenciales y descargarse sus facturas.
En este caso, la descarga a través de este portal lleva implícito la aceptación del consentimiento del uso de la factura electrónica por parte del cliente, algo que agilizará el proceso que se sigue actualmente para la recogida de dicha aceptación, que es imprescindible para pasar de la entrega de factura tradicional al formato electrónico.
Los ahorros de la factura electrónica y su gestión
Empezando por un ahorro importante en impresión de facturas. Es cierto que hoy en día no todas se imprimen, muchas ya se obtienen en documento electrónico, como puede ser un PDF para remitir a otras empresas o clientes. Pero en otros muchos casos, el proceso de facturación acaba con un documento impreso en papel. Ahora ya no es necesario.
Más interesante todavía es el proceso de archivado de la documentación. Este es el aspecto en el que vamos a mejorar en el momento de terminar la implantación de la facturación electrónica. No se trata tanto de un ahorro de espacio, sino más bien de un ahorro de tiempo a la hora de encontrar una factura de un cliente, de un proveedor, etc.
Por último, hay un ahorro en tiempo muy importante que ocurre cuando las empresas tienen que facturar a una administración electrónica. Crear una factura electrónica con Facturae suponía un suplicio. Porque en muchos casos el sistema era lento, la creación de clientes poco intuitiva, y sobre todo, suponía utilizar un programa que no tenía nada que ver con el resto.
De todos los apartados del Kit Digital es quizás el más interesante para las empresas, y no precisamente el mejor dotado económicamente. Sería una pena que no se aprovechase, más teniendo en cuenta que su puesta en marcha será obligatoria en pocos años.