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Se crea un punto único para recibir todas las facturas electónicas dirigidas a la Administración

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El pasado viernes, el Consejo de Ministros aprobo la creación de un punto único para recibir todas las facturas electónicas dirigidas a la Administración del Estado. El Gobierno estima que la introducción de la factura electrónica supone una mejora en la eficiencia en la gestión de las administraciones y significa un ahorro de costes tanto en la emisión como en la recepción de facturas.

Entendiendo que los mayores beneficios se consiguen cuando hay una integración automatizada del proceso de facturación electrónica en los sistemas de gestión de las organizaciones, se han adoptado una serie de medidas para el fomento del uso de la factura electrónica.

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Telefónica y sus "errores medioambientales"

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Vamos a describir lo que considero un error de bulto por parte de Telefónica y cómo en la pyme debemos ir por delante en gestión medioambiental, responsabilidad social corporativa y en la implantación de nuevas tecnologías como es la factura electrónica.

Todo comienza cuando nos damos de alta en la factura electrónica de Telefónica. Darse de alta en este servicio implica una conexión web, unos conocimientos medios de gestión y un relativo control de la red, navegadores y correo electrónico. Pero no hace falta hacer un master tampoco para llevar a cabo estos procesos. La sorpresa se origina una vez que nos hemos dado de alta en el servicio de facturación, nos llega una carta en papel, comunicando el alta del servicio. Primer error.

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Facturación electrónica: errores a evitar

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Muy pocas pymes han implantado sistemas de facturación electrónicos. La mayoría sigue enviando las facturas en papel, bien por falta de medios tecnológicos, bien por el target de sus clientes que no están preparados aún para estos sistemas de facturación.

Aún así, si tu empresa emite las facturas en formato eelctrónico hay una serie de características que se deben tener en cuenta para no caer en los mismos errores que caen las grandes empresas. Vamos a poner varios ejemplos de cómo no se hacen las cosas.

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¿Adios a la documentación en papel en las empresas?

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aeatEmitir facturas electrónicas tiene unas ventajas que todos conocemos; mayor rapidez en su emisión, menores costes al eliminar todos los gastos de impresión y envío al destinatario, así como mucha mayor agilidad a la hora de enviarla a los receptores. Pero, ¿que ocurre con las facturas recibidas en papel y todo el resto de documentación contable?

A nivel fiscal, las facturas electrónicas, emitidas o recibidas se conservan guardadas en soportes informáticos con el consiguiente ahorro de espacio y tiempo a la hora de realizar su búsqueda o consulta. Una laguna que quedaba abierta por parte de la Agencia Tributaria, era la validez fiscal de facturas recibidas o cualquier otro documento contable en papel que se encuentre digitalizado, en cualquier proceso que inicie la AEAT para su consulta o verificación.

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Destruye tus facturas en papel

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A pesar de la importancia que tiene la creación definitiva de la factura digital, la aprobación de su regulación ha pasado un poco desapercibida.

Nos encontramos ante la solución a una de las demandas que desde la implantación de las nuevas tecnologías realizaban muchos empresarios, poder eliminar de una vez por todas las facturas en papel que hasta el momento se guardaban para el supuesto que la Administración Tributaria solicitase su aportación o justificación futura.

Así pues, la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, aprueba la eliminación de dichos archivos siempre y cuando se cumplan una serie de requisitos:

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Implanta la factura electrónica en tu empresa

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ArrobaLa facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados cualificados, con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel.

La factura electrónica está regulada por el Real Decreto 87/2005, y se puede definir como el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza el documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura papel.

A priori, son dos, las formas más utilizadas y fiables en el proceso de intercambio de éstos documentos que garantizan la autenticidad e integridad de los documentos:


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Crónica de las Jornadas sobre la Sociedad de la Información de AJE Marineda (II)

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Jornadas Sociedad de la Información - AJE Marineda

La tercera sesión de las Jornadas sobre la Sociedad de la Información organizadas por AJE Marineda, en la que se trataron temas relacionados con la factura electrónica en las pymes, me pareció mucho más atractiva que la primera, que iba de software libre.

Daniel Ramos, Presidente de AJE Marineda, intrudujo la sesión, estructurada en 3 bloques en los que intervinieron ponentes de empresas como Caixa Galicia, Tecnocom y Queinaga. El conjunto de presentaciones resultó en un recorrido la mar de interesante sobre algunos aspectos prácticos, tecnológicos y legales de la implantación de la factura electrónica en España.

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